Neste início de ano, em que as empresas olham o futuro com renovada ambição, é importante avaliar a eficácia do orçamento, não só do ponto de vista do seu efeito no comportamento humano mas também como processo consumidor de valiosos recursos. O orçamento continua a ser uma das peças mais importantes para a gestão das empresas. Mas continua a ser, de todas, a ferramenta de gestão vista com mais ceticismo (cinismo?) por colaboradores a todos os níveis da organização. O orçamento deslizante, ou de base móvel, oferece uma série de benefícios que estão perfeitamente ao alcance de todo o tipo de organizações.

Em que consiste o orçamento deslizante?

Consiste num orçamento válido para um determinado período de tempo fixo, por exemplo, para um ano, partindo de um ponto variável no tempo, por exemplo, a cada mês ou trimestre.

Assim, o orçamento anual pode ser válido para o período de 1 de Abril de um ano a 31 de Março do ano seguinte, por exemplo, e no trimestre seguinte, válido de 1 de Julho a 30 de Junho do ano seguinte.

Este conceito não é novo mas, apesar das suas vantagens, continua a ser pouco utilizado na prática. A maioria das empresas continua a apostar num documento único anual, coincidente com o ano fiscal.

Ora, as vantagens do orçamento deslizante são merecedoras de atenção. E como veremos a seguir, a sua implementação é relativamente simples.

Em primeiro lugar, o ciclo de revisão, reflexão e planeamento é mais curto, o que permite aos gestores uma aprendizagem mais eficaz do que funciona e não funciona. Com o devido cuidado para não comprometer ações de gestão cujo efeito é válido a longo prazo, o orçamento é sempre um processo iterativo e quanto mais tempestivo for o feedback, mais rápida será a atuação da gestão.

Este ponto é ainda mais importante se tivermos em conta que permite evitar algumas más práticas na elaboração de orçamentos, como o copiar e colar valores do ano passado ou acrescentar-lhes uma percentagem fixa, sem ter em consideração nem o que explica os valores históricos nem que ações se esperam realizar e que explicam os valores previsionais.

O orçamento deve ser capaz de ver além dos números e de relacionar as ações de gestão com valores.

Em segundo lugar, porque se evita a concentração de esforços num único período anual. Em muitas empresas, os colaboradores tendem a ver o orçamento como uma sobrecarga ou um trabalho extraordinário que têm de desempenhar além das suas funções normais, o que acentua o cinismo com que o encaram.

Em algumas empresas, o orçamento anual só está concluído no segundo trimestre e assim que está concluído é rapidamente esquecido porque o trabalho “normal” das pessoas que o realizaram entretanto se acumulou.

Porque é que as empresas não adotam este tipo de orçamento?

Julgo que a maioria se debate com questões técnicas que dificultam a sua implementação prática. A arquitetura de um modelo financeiro deslizante, é um pouco mais complexa do que a simples utilização de períodos estanques.

Na prática, as empresas copiam o ficheiro Excel do ano anterior e alteram o ano e este é um processo extremamente simples porque cada ano tem o seu ficheiro e o assunto está resolvido. No entanto, para a construção de um orçamento deslizante, a solução passará por utilizar fórmulas um pouco mais elaboradas, como fórmulas de pesquisa de informação em tabelas ou fórmulas de referência, assim como a utilização de funcionalidades de validação de dados, análise de inconsistências ou erros, entre outras.

A arquitetura de um orçamento deslizante baseia-se num intervalo de tempo contínuo, pelo que só utilizaremos um ficheiro, deixando o Excel fazer todo o trabalho difícil. A vantagem, como é óbvio, é que não temos as pessoas a fazerem trabalho manual de baixo valor acrescentado. Uma vez concluída, a arquitetura não requer manutenção.

Outra das dificuldades técnicas que se observa na prática é a comparação entre valores orçamentados e reais. Aqui, mais uma vez, se colocam as pessoas a fazer o trabalho manual de introdução de dados num ficheiro Excel que é um trabalho que não deveria ser executado por profissionais altamente qualificados mas por um modelo de dados capaz de relacionar fontes de informação diversas de forma eficaz.

É comum fazer-se o orçamento num ficheiro Excel e recolher-se os dados históricos a partir de sistemas de informação contabilísticos, ou do ERP ou CRM. Se a introdução dos dados históricos for manual ou assentar em importações avulsas de ficheiros .CSV, a maior parte do tempo vai ser afeta a trabalho manual!

Se, por outro lado, se desenha uma arquitetura de modelo de dados que agregue a informação de todas estas fontes, o valor do orçamento para a empresa é muito maior!

Esta é outra das vantagens deste tipo de orçamento quando utilizado em conjunto com um modelo de dados. Permite a parametrização da análise de desvios fornecendo informação valiosa sobre a eficácia da gestão. O resultado é uma organização mais ágil e motivada para a consecução de objetivos. Seremos capazes de identificar com rigor o grau de precisão dos orçamentos, se estamos perante situações de preconceito (quando os desvios tendem a ser do mesmo tipo) e a identificar claramente o mérito sobre as ações que incidem sobre fatores controláveis, afastando os resultados que não são controláveis.