Contexto

A gestão e coordenação da formação em qualquer entidade formadora é verdadeiramente exigente e morosa, envolvendo desde o registo do formando e a associação do mesmo a uma ação de formação, até à emissão e envio do certificado SIGO. A maioria das entidades realiza estas tarefas de forma manual em papel ou através de folhas de cálculo no Excel. Numa lógica de otimização da forma de trabalho e da redução do tempo investido nestas tarefas no dia-a-dia da Portal Gestão, recorremos a uma aplicação desenvolvida internamente e que agora disponibilizamos para todas as entidades formadoras interessadas em evoluir a sua transformação digital: A Training App!

Como funciona a aplicação?

Ao entrar na aplicação, o utilizador é recebido num ecrã de boas-vindas, podendo visualizar imediatamente o calendário mensal com os eventos planeados para o mês corrente.

Os eventos são classificados por cores, que indicam o estado do evento. Por exemplo, o verde significa que o evento está confirmado, o amarelo, pendente e o vermelho significa que o evento está cancelado.

Claro que os eventos podem extender-se por vários dias seguidos ou alternados, assim como poderão ocorrer durante partes do dia ou em dias inteiros. Por isso, além do calendário mensal, podemos visualizar os eventos num calendário semanal ou diário. A navegação é intuitiva e idêntica à que estamos habituados a utilizar noutras aplicações empresariais de uso corrente.

Assim, podemos navegar nos eventos da semana ou dia e visualizar um pouco mais detalhes, como o nome do formador e o horário.

Para vermos todos os detalhes do evento, bastará clicar sobre o respetivo quadrado e um novo popup se abrirá com toda a informação:

• Número de sessões
• Dias e horas de cada sessão
• Localização
• Estado do evento
• Nome do formador
• Número de formandos
• Comentários

Neste popup, podemos ainda editar os detalhes do evento ou cancelá-lo.

Os detalhes pessoais de cada formando estão acessíveis também diretamente a partir do botão acima e facilmente podemos ver os detalhes como os nomes, emails, NIF, documento de identificação, nome de empresa, etc. Também podemos adicionar ou remover diretamente a partir deste popup outros formandos.

Se necesário, podemos navegar diretamente para a lista de formandos e formadores e editar todos os detalhes destas entidades. É possível também visualizar o histórico de participação em eventos de formação presencial e online. Por exemplo, este formando já participou em diversas ações online e presencialmente:

Histórico de eventos presenciais em que participou:

 Histórico de eventos online em que participou:

Gerir a documentação associada a eventos

Para a maioria das entidades formadoras, a criação e gestão de documentos associados a eventos de formação é algo trabalhosa. A Training App automatiza a quase totalidade destes processos, gerando automaticamente os seguintes documentos em Word e PDF:

• Contrato de formação
• Planos de sessão e sumários
• Fichas de presença
• Cronogramas
• Grelha de observações
• Ficha de inscrição
• Documentos e equipamentos
• Grelha de avaliação final

Todos estes documentos são gerados automaticamente e são acessíveis a partir diretamente dos detalhes de cada evento. Por exemplo, neste evento, temos os seguintes:

Como podemos verificar, existe uma nomenclatura e uma organização própria para cada documento. O utilizador da aplicação, poderá executar em cada um deles uma série de ações:

• Visualizar o documento
• Fazer download
• Substituir o documento (se entrou ou saiu um formando de um determinado evento, por exemplo, teremos de o recriar)
• Enviar o documento por email

Estas ações estão disponíveis a partir dos links à direita de cada documento:

Vamos visualizar por exemplo um cronograma desta ação de formação:

A organização dos documentos é feita a partir do menu superior em 3 blocos:

• Documentos associados a todo o evento
• Documentos associados a cada sessão de um determinado evento
• Documentos associados a formandos de um evento

Carregamento de documentos produzidos externamente

Alguns documentos ainda não são gerados automaticamente a partir da aplicação, como por exemplo, os certificados SIGO que são gerados numa plataforma externa. Não tivemos ainda a oportunidade (disponibilidade) para automatizar este processo. No entanto, como faz parte da gestão documental dos eventos de formação, também é possível carregá-los para a aplicação e enviá-los de forma automática aos participantes.

Temos, portanto e em resumo, os seguintes conceitos associados a documentos:

• A criação dos documentos de forma automática
• O carregamento de documentos produzidos externamente
• A organização, classificação e nomenclatura de documentos
• As ações associadas a cada documento

Criação e automação de questionários associados a eventos de formação

Além de toda esta documentação, cada evento requer também a recolha de uma série de dados. Nomeadamente:

• Fichas de inscrição
• Autodiagnósticos de conhecimento
• Avaliação da satisfação de formador
• Avaliação da satisfação do formando
• Testes de avaliação

É a partir destes questionários, que podem ser de simples recolha de dados ou de avaliação de documentos, que a entidade formadora interage com os participantes do evento. Com a Training App, é possível criar todos estes formulários automaticamente, enviar os respetivos links para preenchimento dos mesmos, visualizar as respostas diretamente na aplicação ou exportá-las para Excel.

Acesso dos formandos à aplicação

Até ao momento, analisámos as funcionalidades que interessam ao gestor da formação. No entanto, a aplicação dispõe de um site dedicado, que pode ser acedido de forma segura pelos participantes para que possam gerir também os seus processos:

• Aceder à documentação das ações de formação em que participam
• Participar no fórum de perguntas e respostas dedicado
• Visualizar os resultados dos seus testes de avaliação
• Interagir com outros formados e formadores

Cada participante recebe automaticamente as suas credenciais de acesso e as instruções para aceder à área reservada do site. O gestor de formação tem a possibilidade de criar, editar e eliminar utilizadores conforme necessário.

Visualização de dados e analytics

Como não poderia deixar de ser, vamos dar muito enfoque aos dados. A app disporá em breve de um componente de analytics. Nele, poderemos ver através das visualizações do Power BI:

• Número de participantes por ação, por data, localização, curso
• Gráficos de evolução temporal com o número de horas de formação, número de ações ministradas, número de participantes
• Gráficos de análise de satisfação dos formandos e formadores
• Análise textual do sentimento dos comentários dos formandos

Se é uma entidade formadora, pode adquirir a sua Training App a um preço interessante, a partir deste link.