7 Fatores Essenciais na Gestão de Projetos
Sendo considerada como o meio mais eficiente para obter resultados, a Gestão de Projetos é uma enorme oportunidade empresarial.
Neste artigo, vamos ver que é extremamente importante uma boa gestão em diferentes tipos de negócios, e que aplicá-la significa dar vida à organização estratégica.
Passos para uma boa Gestão de Projetos:
- Trabalhar sempre com a mesma metodologia
A metodologia é o estudo dos caminhos para chegar a um determinado fim. Tem como objetivo analisar as características de vários métodos indispensáveis.
Para produzir com sucesso, é necessário trabalhar com uma boa e bem estruturada metodologia, pensando que deve ter em conta fatores particulares do negócio e nunca de modo genérico.
- Investir na comunicação e em software
A comunicação interna é uma das principais razões de sucesso, ou fracasso, de uma empresa. Há que evitar a troca de informação em conversas de corredor, com assuntos mal interpretados, que podem dar origem a mal-entendidos ou informação errónea. Para isso é importante, principalmente em grandes empresas, usar os canais de comunicação oficiais da empresa.
É também importante que a equipa tenha a mesma linha de raciocínio.
Uma boa forma de ajudar a manter a mesma linha de raciocínio é utilizar o mesmo software, em todos os departamentos e ao largo do dia-a-dia. Esta ferramenta ajuda na profissionalização, além de modernizar o negócio, ajudando também na agilização da rotina dos trabalhadores.
- Detalhar o projeto e definir um objetivo
O objetivo do projeto é o ponto fulcral para poder transformar o mesmo em realidade.
Seja qual for o projeto é inevitável que passe por várias fases, para assim ter a sua qualidade melhorada/avaliada.
Para iniciar, é fundamental saber o essencial sobre o projeto. Já parou para pensar o que considera essencial no seu projeto?
Um exemplo muito fácil, é a contratação de pessoal. Quando uma empresa está à procura de talentos, isso requer que os Recurso Humanos, iniciem o processo de recrutamento, mas sabemos que não podem simplesmente contratar alguém, precisam de saber o que esperam da pessoa contratada, as funções que vai desempenhar, habilidades necessárias para a posição, entre tantos outros fatores.
Assim como na gestão de projetos, na contratação, há uma série de fases que os candidatos têm que ir superando, para ir avançando ou não.
Assim, tendo todos estes aspetos definidos, é hora de passar a uma nova etapa!
- Conhecer bem a sua equipa e as pessoas envolvidas no projeto
Muito dificilmente, a gestão de um projeto, será composta por um único elemento profissional.
Por isso é fundamental que o líder da equipa conheça todos e cada um dos elementos que compõem a equipa e que irão levar o projeto até ao final, isto ajuda na otimização do trabalho.
Quanto mais o líder conhecer as qualidades e competências de cada um, melhor o desempenho dos mesmos! Trabalhando com mais afinidade, os colaboradores terão garantidamente melhores resultados.
É bom frisar, que mesmo as pessoas que não participam diretamente e/ou ativamente no processo, fazem parte dele. Como é o caso de clientes e diretores, por exemplo.
- Definir um cronograma de atividades com os profissionais envolvidos
Este é um passo pratico da gestão de tempo em projetos: Definir o tempo atribuído a cada etapa do trabalho.
Para minimizar erros ou contratempos na gestão do projeto, é importante que na elaboração do cronograma, estejam presentes todas as pessoas que vão trabalhar no mesmo, seja numa videochamada ou presencialmente, porque se vamos depender só de uma pessoa, o risco de que ocorram atrasos ou erros é elevado.
Dar a importância da presença de todos os elementos, para que todos possam dar o seu input.
É importante que se definam prazos e objetivos realistas, de nada serve prever que o projeto demora um mês a executar e depois, na realidade sejam necessários dois.
O cronograma deve ser criado, direcionado a atividades/ objetivos intermédios com vista á conclusão com sucesso do projeto.
- Avaliação de riscos e alerta constante
Cada projeto tem que identificar as possíveis atividades de risco, que deixam o mesmo suscetível a qualquer tipo de problema. Ao identificar antes os potenciais riscos, evitamos atrasos desnecessários e evitáveis!
Mesmo assim continuar a ser importante o alerta constante. Mesmo que tudo esteja a ir bem encaminhado, há que estar atento, ser pró-ativo pois “um homem ou mulher prevenido/a vale por dois ou duas”, como diz um dos nossos ditados populares!
Seguindo o nosso exemplo de Recursos Humanos, para um gestor desta área, determinar a falta de funcionários e preencher essas vagas é comum, e também acontece quando um colaborador avisa que vai finalizar o seu trajeto na empresa, os Recursos Humanos começam a busca de outro colaborador antes, para tenta evitar que essa posição fique vazia por algum tempo.
Cada área ou setor vai ter os seus próprios riscos, cabe ao gestor travar o seu acontecimento, para prevenir interrupções e atrasos.
- Estabelecer início e fim do projeto
É o último, mas não menos importante, passo!
Estabelecer um início e fim de projeto, ajuda-nos a planear e definir tempos mais eficazmente!
Ao olhar para o calendário de cada profissional, ter-se-á melhor consciência do que precisa de estar a acompanhar, ou atividade a realizar a cada momento. Pode ser visto também como uma forma de incentivo ou monitorização/acompanhamento.
Sempre que necessário, reveja as datas, mas mantendo-se dentro da data final estipulada, para assim continuar no bom caminho!
O que é que vos parece? Complicado ser Gestor de Projetos, ou não?
Até ao próximo artigo!
Sofia.