A maior parte das empresas continua a usar o Excel para a elaboração de relatórios e orçamentos. Há várias estatísticas que, mesmo não sendo absolutamente coincidentes quanto ao número exato de utilizadores, apontam nessa direção. Quando se trata de apresentar o trabalho produzido em folhas de cálculo, surge naturalmente o PowerPoint como a ferramenta visual onde mostram gráficos, tabelas, esquemas, etc. Um dos principais problemas para quem prepara e apresenta este tipo de informação é a ligação entre estas duas aplicações.

Ligar gráficos do Excel ao PowerPoint através de links

Uma opção adotada por muitos utilizadores para inserir gráficos do Excel no PowerPoint é a criação de links entre o Excel e o PowerPoint. Nesta solução, copiamos e colamos do Excel para o PowerPoint escolhendo a opção “Imagem Vinculada”. Este “copiar-colar especial” mantém a formatação de origem e um link aos dados de origem.
Assim, se os dados de origem se alterarem, o gráfico altera-se automaticamente no PowerPoint.

No entanto, esta solução tem algumas limitações importantes:

1. O diretório onde o ficheiro Excel está guardado não pode mudar. Se alterar o nome ou a pasta onde está guardado o ficheiro de origem, o link perde-se e a atualização deixa de funcionar. É sempre possível indicar ao PowerPoint que a fonte se alterou, mas este é um trabalho manual e complexo de fazer.
2. É necessário copiar e colar cada um dos gráficos manualmente quando se cria a apresentação pela primeira vez.

O resultado prático destas limitações é copiar-colar como imagens. É quase certo que o caminho onde guardamos o ficheiro de origem se vai alterar mais cedo ou mais tarde, e quando enviamos um ficheiro com uma apresentação PowerPoint por e-mail a outros utilizadores, é possível que estes não tenham como aceder a este ficheiro.

Para evitar este problema (e a mensagem de erro que é apresentada sempre que os links estão partidos), a maior parte dos utilizadores opta por inserir imagens sem links no PowerPoint, o que os obriga a repetir todo o trabalho de atualização de gráficos sempre que os dados mudam.

Por exemplo, um controller que prepare o relatório financeiro mensal da empresa e utilize o PowerPoint para apresentar os resultados, pode criar um novo ficheiro Excel todos os meses. Se está em fevereiro e pretende criar o relatório para março, por exemplo, simplesmente grava o novo ficheiro com um nome diferente, perdendo assim os links que eventualmente tenha criado anteriormente.

Ora, este trabalho é repetitivo e não acrescenta valor e foi por isso que decidimos automatizá-lo com uma nova aplicação que sincroniza o Excel com o PowerPoint evitando perdas de tempo com trabalho rotineiro.

Mas antes de vermos como funciona, gostaria de referir uma outra limitação da funcionalidade “copiar-colar” original: o facto de não permitir manter links para tabelas de dados do Excel.

As tabelas do Excel não são simples intervalos de dados em formato retangular, são como que uma “mini base de dados” dentro de uma folha de cálculo com uma série de funcionalidades de cálculo e apresentação extremamente versáteis e é por isso que cada vez mais são usadas em relatórios e análise financeira. Para converter uma área de dados numa tabela do Excel, aceda ao menu “Inserir – Tabela” e veja o que é possível fazer em termos de estilos pré-definidos.

Um exemplo de sincronização com o Template Plano de Negócios

Vamos ver um pequeno exemplo começando com um ficheiro Excel com um conjunto de gráficos num separador e várias tabelas noutro separador. No primeiro vídeo, vamos criar a apresentação PowerPoint a partir do nada e no segundo vídeo, que já utiliza uma apresentação mais elaborada, vamos sincronizar os gráficos e tabelas com o PowerPoint.

Claro que o que vimos até aqui é apenas um ponto de partida: a aplicação cria uma nova apresentação PowerPoint com os gráficos e tabelas do Excel, uma página para cada elemento e nada mais. No entanto, já temos alguma coisa e se trabalharmos um pouco mais esta apresentação, acrescentando-lhe título, textos, imagens, figuras, etc. vamos começando a preparar uma apresentação profissional.

No vídeo seguinte, vemos como manter uma apresentação profissional sincronizada com o PowerPoint sem nos preocuparmos com o nome do ficheiro Excel que a alimenta nem o diretório onde está guardado. Os gráficos e as tabelas são sempre atualizados automaticamente.

Repare que esta apresentação é muito mais complexa e extensa. A aplicação sincronizou todos os gráficos e tabelas do Excel para o PowerPoint com um plano de negócios em poucos segundos!