Todas as empresas sentem, em maior ou menor grau, a necessidade de fazer a análise dos seus dados e, por conseguinte, a apresentação dos resultados dessa análise. Com isto em mente, a Microsoft dotou o Excel de um conjunto de ferramentas que permitem a qualquer utilizador resumir dados inteligentemente, criar gráficos interativos e fazer apresentações que conseguem transmitir a informação necessária à correta tomada de decisão.

Os suplementos Power do Excel são constituídos por 4 ferramentas (Power Pivot, Power Query, Power View e Power Map) que, em conjunto, são as ferramentas de Business Intelligence que podemos operar no Excel.

Com estas ferramentas, podemos integrar diversas bases de dados, definir relações os dados e desenvolver dashboards interativos que podem ser partilhados on-line. Para este efeito, temos de expandir os nossos conhecimentos para um novo território, onde passaremos de folhas de cálculo de uma dimensão para bases de dados relacionais, integração de dados e informação multidimensional.

O mundo empresarial atravessa uma fase em que cada um de nós cria, a todos os minutos de todas as horas, insights passíveis de serem transformados em negócio. Estes insights têm de ter um acompanhamento e tratamento pelas empresas que se queiram manter, pelo menos, no pelotão das empresas viáveis.

A crescente procura de ferramentas de Business Intelligence, quer por parte das novas empresas, quer por parte dos utilizadores comuns motivou a Microsoft reconhecer as fraquezas das suas ferramentas de BI em relação a outros concorrentes e a dar-lhes "power".

Esta procura, pelas empresas de todo o mundo, de instrumentos que lhes permitam prescindir de um departamento especifico de BI, está relacionada com alguns fatores:

• Mais utilizadores. Tem vindo a crescer o número de pessoas que possui grande conhecimento de análise de dados, pelo que relatórios pré-definidos ou dashboards de alto nível, já não são suficientes para quem quer “explorar” a sua própria análise de dados.
• Mudanças nas necessidades analíticas. Hoje, a procura por um tipo de análise preditiva mais dinâmica e a integração de iteratividade na apresentação de dados, deixou para trás a tradicional apresentação de dados históricos agregados por alguns KPI.
• Pressão na tomada de decisão. Quando a pressão aumenta, o valor de boas decisões também aumenta, bem com o custo das más.

O que é o Power Query?

 O Power Query é uma tecnologia de ligação de dados que nos permite descobrir, ligar, combinar e otimizar origens de dados incluindo relacionais, estruturados e semiestruturados, OData, Web, Hadoop e muito mais, para corresponder às nossas necessidades de análise.

Com o Power Query, podemos procurar origens de dados, criar ligações e, em seguida, configurar esses dados, como por exemplo: remover uma coluna, alterar o tipo de dados ou intercalar tabelas. Assim que tivermos os nossos dados como pretendemos, podemos partilhar os resultados ou criar relatórios.

Com o Power Query, podemos criar consultas tão simples ou tão complexas quanto quisermos.

Por outro lado, podemos criar consultas desde o início (ou ajustá-las manualmente) para aproveitar as funcionalidades avançadas e a flexibilidade do editor de dados, uma vez que o Power Query utiliza a Linguagem M para gravar e executar os nossos passos.

Ligar – Transformar – Combinar - Partilhar

O que significa cada uma destas ações?

• Ligar – estabelecer ligações a dados guardados na nuvem, num servidor ou localmente.
• Transformar - formatar os dados para satisfazer as nossas necessidades, mantendo os dados originais inalterados.
• Combinar - criar um modelo de dados a partir de várias origens de dados e obter uma vista exclusiva desses dados.
• Partilhar - uma vez concluída a consulta, podemos guardar, partilhar ou utilizá-la para relatórios.

O que é o Power Pivot?

O Power Pivot é, pois, o suplemento do Excel com o qual podemos executar uma análise de dados com milhares de linhas, com diferentes formatos e de diferentes origens, criar relações entre esses dados e partilhar as conclusões registadas. Permite-nos transformar quantidades enormes de dados em informação significativa para adquirir as respostas que precisamos rapidamente e com o conforto da familiaridade do Excel.

Alavancar “grandes dados” em vez de criar modelos para planear níveis de inventário, analisar excedentes de horas extra e otimizar horários de trabalho ou usar os dados dos meios de comunicação e das redes sociais para identificar novas oportunidades de negócio, são tarefas que ficam mais fáceis de concretizar com o Power Pivot.

O que é o Power View?

O Power View é uma ferramenta de visualização de dados que permite criar gráficos e mapas interativos, bem outros recursos visuais, para dar vida aos nossos dados. O Power View está disponível no Excel, no SharePoint, no SQL Server e no Power BI.

No Power View, é possível criar rapidamente várias visualizações, desde tabelas e matrizes a gráficos circulares, de barras e de bolhas, bem como conjuntos de múltiplos gráficos. Para cada visualização que pretendemos criar, começamos com uma tabela que se pode facilmente converter noutras visualizações, de modo a encontrarmos a que melhor ilustre os nossos dados. Para criar uma tabela, clicamos numa tabela ou num campo da lista de campos ou arrastamos um campo da lista de campos para a vista. O Power View desenha uma tabela na vista, apresentando os seus dados reais e adicionando automaticamente cabeçalhos de coluna.

Para converter uma tabela noutras visualizações, clicamos num tipo de visualização no separador Estrutura. O Power View só ativa os gráficos e outras visualizações que funcionam melhor com os dados dessa tabela. Por exemplo, se o Power View não detetar quaisquer valores numéricos agregados, não são ativados gráficos.

O Power View fornece várias opções de visualização, tais como gráficos, mapas, mosaicos, cartões, imagens e tabelas, entre outros.

O que é o Power Map?

O Power Map é uma ferramenta de visualização tridimensional de dados (3D), que nos permite ver os dados sob uma perspetiva geográfica. Desde que os nossos dados tenham algum tipo de dados geográficos e tenhamos acesso ao Bing Maps, podemos usar o Power Maps para apresentar geograficamente os nossos dados.

Com Power Map, podemos “ilustrar” dados geográficos e temporais num globo 3D ou num mapa personalizado, mostrar esses dados ao longo do tempo e criar apresentações visuais que podemos partilhar com outras pessoas.

Para obter melhores resultados com o Power Map, devemos usar dados, preferencialmente, de um Modelo de Dados crido com o Power Pivot. Também é possível usar dados de origens externas, ligando-os a partir de Excel e adicionando-os ao Modelo de Dados.

A velocidade a que crescem as bases de dados e as próprias terminologias que tentam justificar e sustentar este fenómeno, despertam a necessidade de se construírem ferramentas capazes de modelar dados, nas suas mais variadas formas e origens, para se obter resultados mais rápido e com melhor suporte à tomada de decisão.
Esta abordagem de «dividir para conquistar» permitiu à Microsoft disponibilizar aos utilizadores um conjunto de ferramentas que, sendo utilizadas em conjunto, não deixam de cumprir as suas finalidades se utilizadas em separado, colocando de novo a empresa no tabuleiro do Business Intelligence.