No artigo de hoje vamos ver como funciona mais uma aplicação criada por nós, na ferramenta PowerApps. Há semelhança da publicação anterior, vamos continuar a mostrar as funcionalidades de aplicações simples, que poderão ser criadas em uma ou duas horas e por pessoas sem grande experiência nesta ferramenta e sejam capazes de perceber quais são os passos dados na criação desta aplicação e estarem em condições de usarem a esta mesma estrutura, adaptando-a a outras aplicações que resolvam problemas diversos.

 Na aplicação desta semana, vamos abordar uma necessidade bastante comum nas empresas de média e grande dimensão, o facto de terem um número elevado de colaboradores e um número relativamente pequeno, em relação ao número de colaboradores, de espaços comuns para estes se reunirem, para trabalharem de maneira mais privada, para conversar, reuniões por videoconferência, etc. O que geralmente acontece é que estas empresas têm os espaços disponíveis para os seus colaboradores mas, uma vez que têm um número reduzido de espaços, aliado ao facto de não existirem procedimentos para reservar esses mesmos espaços, ou a existirem, são sempre muito burocráticos, exigindo horas de trabalho a outras pessoas, faz com que, muitas vezes não seja muito fácil conseguir organizar a alocação desses espaços pelas diferentes equipas.

Desta forma, juntamos o melhor de dois mundos, as funcionalidades do Office 365, que nos permitem criar salas, recursos, entre outros, ter uma conta associada a cada uma dessas salas (já que estamos a tratar da reserva de salas) e, ao mesmo tempo, utilizar o PowerApps e conseguir e conceber uma aplicação para uso dos colaboradores, onde estes possam fazer a gestão do espaço e pedir a alocação de determinado período de uso da sala, no seu telemóvel e de forma imediata, sem exigir a intervenção de terceiros e qualquer tipo de trabalho administrativo.

Vamos então ver como é que a aplicação funciona:

Ecrã de boas-vindas

No seguimento da aplicação que mostramos no último artigo, vamos manter o exemplo do Shopping na Hora, para uma empresa de e-commerce, comércio online, e no ecrã inicial temos o logotipo da empresa do lado esquerdo e do lado direito, uma mensagem personalizada de boas vindas, que muda consoante o utilizador que tenha feito o login na conta 365. Esta é a única ligação que existe nesta aplicação, aqui não existe nenhuma base de dados, nenhuma folha de Excel, portanto, é mesmo apenas a ligação ao Office 365.

Então, necessitamos do Office 365 para, por um lado, vermos qual a disponibilidade dos espaços que temos para reservar, necessitamos do Office 365 para conseguir perceber a disponibilidade dos nossos colegas, dos restantes colaboradores da empresa com os quais queremos agendar uma reunião ou determinado tipo de evento e necessitamos da ligação ao Office 365 para após o agendamento da reunião, ser possível recebermos um convite no nosso Outlook.

Para além deste ecrã de boas vindas, esta aplicação tem mais dois outros ecrãs, que estão disponíveis através dos botões “Agendar uma Reunião” e “Reuniões Agendadas”.

Vou começar por mostrar o ecrã das “Reuniões Agendadas” para mostrar um pouco do que é possível fazer, mesmo que não sinta a necessidade de ter uma aplicação deste género para reservar espaços, para alocar salas para as diferentes equipas, poderá utilizar pequenas componentes das aplicações que vou mostrando para a criação de outras aplicações ou para outras ideias que esteja a desenvolver.

Reuniões agendadas

Então, o que temos aqui é muito semelhante ao que mostrei na aplicação da semana anterior, é a lista de todos os eventos do meu calendário. Ou seja, esta aplicação está ligada ao Office 365, conforme já mencionei, e eu estabeleci uma ligação direta com o calendário do utilizador, permitindo-me ver, em formato lista, na minha opinião facilita a visualização dos itens, e consigo ter acesso a toda a informação dos eventos que se encontram agendados e associados à minha conta do Office 365.

Sendo esta aplicação bastante simples, é possível pegarmos neste ecrã e desenvolvê-lo mais, como sugerir mudanças de hora, de local, só para exemplificar. Poderíamos, também, ter um sistema de comentários, uma caixa de texto, onde fosse possível fazer a adição de anexos, informações importantes que não foram adicionados aquando da marcação do evento e por aí em diante.

De uma forma resumida, este ecrã serve apenas para ver informação relativa ao meu calendário. Aqui poderia ter utilizado o Microsoft Flow para conseguir ter um sistema de notificações, para definir lembretes de situações que estejam refletidas no evento, que seriam enviados para o email ou telemóvel. Apesar de ser possível fazê-lo através do Flow, também é possível fazê-lo diretamente no Office 365, como iremos ver a seguir. Quando eu faço o agendamento de um evento no meu calendário a partir desta aplicação, irei receber um email de confirmação e nesse email de confirmação poderei configurar um determinado lembrete. O que significa que não é necessário complicar a aplicação, utilizando o Flow, especialmente se estiver a dar os primeiros passos nesta ferramenta. Este ecrã permite igualmente fazer a filtragem dos resultados, para facilitar a localização de determinado evento e quando são muitas reuniões.

Posto isto, vamos passar ao botão “Agendar uma reunião”.

Agendar uma reunião

Ao clicarmos no botão “Agendar uma reunião”, somos levados para o ecrã da imagem anterior. Este ecrã está dividido em duas partes. Temos o cabeçalho personalizado. Na primeira parte, do lado esquerdo, temos o campo que nos permite escolher os participantes que queremos convidar para a nossa reunião. Basta preencher o primeiro nome e é apresentada toda a listagem de pessoas com esse primeiro nome, facilitando a localização dos colegas. Quando tivermos todos os participantes convidados, é importante convidarmo-nos a nós próprios para estarmos presentes na nossa reunião. No entanto, também é possível fazer a marcação e enviar os convites para reuniões / eventos nos quais não estarei presente.

Após este passo, temos mais dois campos de preenchimento neste ecrã. O campo do assunto, que é obrigatório, e o campo da mensagem, onde é possível deixar alguma mensagem importante, como seja alguma indicação/orientação para a reunião.

Passando à segunda parte deste ecrã, a “Agenda”, é aqui que as coisas começam a ficar interessantes. Temos o campo para agendar o dia e a duração prevista da reunião. Logo de seguida, escolhemos o horário da reunião, e ao selecionarmos, por exemplo, as 15h00, surge abaixo, na localização, as salas que se encontram disponíveis para aquele dia, e aquele horário.

Porque é me aparecem apenas as salas disponíveis, após eu selecionar o horário? Estas salas, apesar de serem espaços, têm associadas a si, tal como referi no início, uma conta no Office 365, que poderão ser criadas no separador >Recursos, no painel de administrador, >Equipamento e Espaços. Aqui poderá criar, para cada um dos espaços ou salas, um endereço que, depois, funcionará como uma espécie de calendário, para uma sala específica, e que funciona exatamente da mesma forma que o calendário normal para cada um dos colaboradores, e, a partir daqui, nós conseguimos importar o calendário de cada um desses espaços e perceber, para as restrições que escolhemos, a disponibilidade dos convidados, a minha própria disponibilidade e também a disponibilidade de cada um dos espaços existentes, para o horário que eu escolhi.

É, então, percetível que, a partir do momento em que eu registo a minha reserva deste espaço e fazer a submissão do pedido (botão do canto superior direito), a sala escolhida deixa de estar disponível, sendo criado o evento no calendário desse espaço o que significa que todos os outros utilizadores que também fazem uso desta aplicação, têm a informação de que este espaço está reservado e não conseguem fazer uma marcação para o mesmo dia e mesma hora.

Vamos então ver o que acontece quando eu submeto a reserva para esta sala e para esta hora.

Então, após fazer a submissão, eu recebo um email no endereço associado à minha conta do Office 365, dado conta da disponibilidade da sala para a hora prevista. Se for do interesse do gestor dos espaços (podemos chamar assim) ter conhecimento prévio sobre a alocação do espaço para determinado dia e hora, é possível, através das definições do Office 365 não dar a permissão automática para a reserva do espaço mas sim receber uma notificação a dar conta desse interesse em reservar o espaço para aquela hora e, então, aprovar ou rejeitar esse pedido.

Se consultar o calendário, já se encontra marcado o dia e a hora da reunião. Eu consigo perceber quais os eventos que tenho agendados e quem irá comparecer a cada um deles.

E quando temos reuniões com elementos externos à nossa organização? Será que esta aplicação funciona para além dos convidados com endereços que pertençam à organização? É possível sim, basta digitar o endereço do correio da pessoa, e a mesma será notificada da mesma forma.

Relativamente a esta aplicação, estão todas as funcionalidades apresentas. Conforme disse, é uma aplicação simples, que funciona apenas com três ecrãs. É igualmente bastante rápida de se criar e deveras útil a quem a utilizar porque estamos não só a tirar partido do PowerApps, que é uma ferramenta excelente para termos no nosso telemóvel, e temos acesso a muitos processos que são automatizados e facilitados e, acima de tudo, menos burocráticos que, normalmente, implicam este tipo de procedimentos.

Veja o vídeo de demonstração:

Fica assim concluída a demonstração desta semana. Na próxima semana vamos ver outro tipo de aplicações. Até lá, já sabem que nós aqui no Portal Gestão temos um novo curso online com o PowerApps, onde poderá aprender tudo o que é necessário para criar esta e outras aplicações dentro desta plataforma e temos também formações presenciais, que decorrem no Porto e em Lisboa e onde poderá, igualmente tirar partido do nosso programa e começar a criar as suas próprias aplicações.

Vemo-nos então para a semana!