Quantas vezes não teve já a necessidade de digitalizar um recibo de uma despesa ou uma fatura de venda, e enviar por email ao respetivo responsável na empresa?

Até aqui, provavelmente teria de preencher um formulário genérico com todas as informações dessa mesma transação, e enviá-lo em anexo juntamente com o documento, cabendo depois ao responsável analisar essa informação e tomar a decisão de aprovação/rejeição.

Com o Power Apps e o Power Automate, isto é coisa do passado!

Vejamos a aplicação que eu criei para este cenário comum na maioria das empresas: a aprovação de despesas:

Esta simples aplicação para a aprovação e reembolso de despesas relacionadas com ações de formação, particularmente útil no contexto da Portal Gestão, foi criada com recurso ao Microsoft Power Apps.

Se não está familiarizado com o Power Apps, esta é mais uma ferramenta da plataforma Power da Microsoft, que lhe permite criar, em poucas horas, aplicações empresariais personalizadas, com pouco ou nenhum código, que correm tanto em dispositivos móveis (telemóveis e tablets) como em computadores. A Portal Gestão disponibiliza formação em Microsoft Power Apps nas modalidades de Live Streaming, Presencial, à Medida da sua Empresa e E-Learning.

Como teve oportunidade de ver no vídeo, esta Power App, em formato de telemóvel, integra:

1. Formulário para recolha de informações como o título e o local do evento, a data e o valor a reembolsar;
2. Componente do AI Builder (solução de inteligência artificial da Plataforma Power) de Processamento de Recibos que recorre à câmara do dispositivo móvel para digitalizar um recibo ou fatura e de seguida analisar e extrair dados relevantes desse documento;
3. Fluxo de automação do Power Automate para envio do pedido de aprovação ao responsável com toda a informação do evento, assim como o comprovativo da despesa.

Após o preenchimento da informação relativa ao evento, nomeadamente, do título e do local do mesmo, e do upload da fatura da despesa, neste caso, de um restaurante, observa-se que os campos “Data” e o “Valor a reembolsar” são rapidamente preenchidos de forma automática através dos dados extraídos da fatura.

Clicando (ou tocando) em enviar é desencadeado um fluxo de automação do Power Automate que envia um pedido de aprovação e respetivo comprovativo de despesa para o manager ou outro responsável definido (nesta situação, para efeitos demonstrativos, sou eu) para o Centro de Aprovações do Power Automate Web e Mobile assim como do Microsoft Teams e email (Outlook).

Esta é a estrutura da notificação recebida no Centro de Aprovações do Microsoft Teams:

Neste caso, estou a enviar um pedido de aprovação para mim próprio, daí que a mensagem venha de “Diogo Amorim” e indique “Resposta pendente” de “Diogo Amorim”. Poderia adicionar comentários, se necessário, e posteriormente, cancelar o pedido, rejeitar ou aprovar o mesmo. Verá também que foi enviado o mesmo pedido por e-mail, podendo à semelhança da notificação anterior, aprovar ou rejeitar.

No Centro de Aprovações Web do Power Automate, foi possível ver também o pedido listado no separador “Recebidas” (ou “Aprovações” na aplicação móvel), aguardando pela minha ação.

Uma vez que aprovei o mesmo, e de acordo com fluxo, foi enviado um e-mail ao solicitador, neste caso eu, a informar da decisão:

Caso tivesse rejeitado, o solicitador seria, da mesma forma, informado da decisão contrária.

Quer seja para a participação em determinados eventos, quer para a aquisição de equipamento, por exemplo, uma aplicação empresarial que simplifique, digitalize e automatize procedimentos inerentes à aprovação de despesas não é um desejo, é uma necessidade, permitindo combater a elevadíssima ineficiência e burocracia destes processos dentro das organizações, o que se traduz, naturalmente, numa poupança substancial de tempo e aumento da eficiência operacional.

A simplicidade desta aplicação permite que a mesma possa ser utilizada por qualquer pessoa, e as suas funcionalidades podem ser adaptadas e melhoradas, para dar uma melhor resposta às necessidades dos seus utilizadores. A Portal Gestão disponibiliza o serviço de consultoria em Power Apps, para a criação de aplicações customizadas às necessidades do cliente e adaptadas à realidade da sua empresa. Contacte-nos para saber mais.