É muito fácil entrar na plataforma Power e começar a desenvolver aplicações e fluxos de automação, mesmo para quem não tem, como eu, formação técnica na área da programação de computadores. No primeiro dia, talvez em poucas horas, teremos desenvolvida uma app pronta a ser implementada e partilhada com os nossos colegas que simplificará o seu trabalho e que reduzirá custos a toda a empresa.

Tudo o que é necessário é identificar um processo com potencial de ser digitalizado. Pensemos, por exemplo, num processo de aprovação de despesas. Se o objetivo for substituir as imensas faturas com viagens, deslocações e economato por uma app para dispositivos móveis com um design agradável e capaz de digitalizar esses documentos, isso é bastante simples de conseguir com o Power Apps. Se as despesas tiverem de ser submetidas a um processo de aprovação, o Power Automate dispõe de um conector preparado para dar resposta, que substituirá os emails. E se os dados que sustentam a app tiverem de ficar armazenados no domínio da empresa, então um simples ficheiro Excel ou uma lista SharePoint resolverão o problema.

O mais difícil será sair da plataforma Power. Esgotar o seu potencial é praticamente impossível e a extensibilidade é uma das suas características mais interessantes. Se os dados da nossa solução tiverem de ficar alojados numa base de dados empresarial, como o SQL Server ou o Dataverse, por exemplo, não seria difícil migrá-los para uma dessas plataformas mantendo a app em funcionamento. E se controlar as despesas fosse essencial, poderíamos acrescentar gráficos e tabelas com os valores por colaborador, data e motivo, por exemplo.

Na nossa experiência enquanto desenvolvedores de aplicações para organizações de diversos tipos, vemos este tipo de evolução ocorrer inúmeras vezes. A empresa começa por transformar um processo simples e apercebe-se gradualmente do potencial de digitalização e automação de muitos outros processos, expandindo uma solução original para versões cada vez mais sofisticadas e desenvolvendo continuamente novas soluções.

Creio que isto acontece porque o retorno do investimento no desenvolvimento de soluções de transformação digital é bastante elevado e porque os colaboradores estão sempre dispostos a substituir meios de trabalho obsoletos por outros mais evoluídos e amigáveis.

Então, se se obtém uma vantagem económica com uma app de gestão e aprovação de despesas, porque não pensar também numa app para digitalizar os processos de compra para toda a empresa, desde a requisição, passando pela seleção de fornecedores, emissão de ordens de compra até ao controlo da faturação e dos pagamentos? É este o raciocínio que acompanha a maioria das empesas quando inicia a sua viagem pela transformação digital e é por isso que algumas pequenas iniciativas de caráter isolado evoluem para processos de inovação contínua.

Se a questão é avaliar o retorno do investimento, penso que isso se poderá fazer por duas vias, uma de redução de custos, e outra com a inovação de processos. Uma terceira via, é obtida pelo valor acrescentado da informação de gestão.

Vejamos cada uma destas vias com exemplos práticos. Estes casos são reais e foram desenvolvidos pela minha fantástica equipa.

A redução de custos

Problema:

O carregamento de dados a partir de centenas de ficheiros PDF numa empresa industrial de grande dimensão, as chamadas “fichas de segurança”, era feito de forma manual e bastante morosa. Alguém na empresa estava encarregue de ler esses ficheiros e de carregar determinados valores num grande ficheiro Excel, introduzindo dados referentes a compostos químicos, os respetivos perigos para a saúde humana, o material a utilizar no contacto com esses materiais, etc. O processo de introdução manual consumia vários dias de trabalho a um colaborador por mês.

Por outro lado, a divulgação das recomendações de segurança pelo chão de fábrica era difícil, dado que os colaboradores tinham de pesquisar o próprio ficheiro Excel filtrando os compostos químicos numa extensa tabela.

Solução:

Construir um fluxo de automação com o Power Automate e o AI Builder que lê os ficheiros PDF a partir de um diretório SharePoint. O AI Builder é o componente de inteligência artificial da plataforma Power que dispõe de vários modelos prontos a instalar e consumir numa app ou fluxo de automação.

Um desses modelos é precisamente o que permite extrair dados de ficheiros PDF. Treinámos o modelo, ensinando-o a procurar os campos que nos interessavam, tabelas inteiras ou determinados campos com identificação de propriedades químicas, referências de produtos, ou instruções de utilização.

O modelo aprende (treina-se) com base em exemplos: carregamos um conjunto de ficheiros e, utilizando uma interface gráfica, vamos apontando para os campos que pretendemos recolher e avaliamos a sua eficácia, fornecendo feedback sobre se acertou ou não acertou nos dados a carregar.

Depois de treinado, aplica-se o modelo a novos ficheiros e avalia-se a sua eficácia, consoante a taxa de acertos. Como seria de esperar, o modelo não é perfeito e vai errar em alguns campos, tal como um humano erraria. Nesses casos, menos de 5% das instâncias, teremos de efetuar a correção manualmente.

Com os dados dos campos identificados e recolhidos pelo AI Builder, é altura de colocarmos o Power Automate em ação e de os carregar para uma lista do SharePoint de forma automática. Uma vez carregados nessa lista, é muito fácil de serem importados para o Power BI, a plataforma de Business Intelligence, que se encarregará de apresentar os resultados de forma interativa com gráficos, cartões e outras visualizações avançadas.

O relatório Power BI Service foi distribuído por écrans colocados em zonas chave nas fábricas e os colaboradores agora podem procurar componentes químicos pelo seu código ou nome, obtendo de forma imediata todas as informações necessárias para trabalhar em segurança.

Por fim, o Power Apps foi utilizado como interface que permite aos administradores da aplicação navegar pelos diversos documentos carregados, visualizar que documentos foram tratados, ler os seus conteúdos e partilhá-los com outros colegas.

Em resumo, esta empresa reduziu custos com a eliminação do trabalho de carregamento manual dos dados, automatizando-o, e melhorou a eficácia na distribuição da informação.

A inovação de processos

Problema:

A gestão de eventos de formação é um conjunto de processos que envolve diversas entidades, como formandos, formadores, cursos, eventos, locais e recursos associados à formação. Implica a recolha de dados por parte de formandos e formadores para a elaboração de documentos, como fichas de presença, questionários de satisfação, contratos de formação, registo de ocorrências, entre vários outros. Além disso, os dados associados aos eventos de formação têm interesse do ponto de vista da análise, pois é relevante saber-se dos formadores com melhores classificações em termos de satisfação, receber as críticas e sugestões dos formandos e formadores em texto e analisar quais as ações com mais formandos, entre outras perspetivas de análise.

Portanto, estamos a lidar com processos complexos quando se trata de uma organização que desenvolve centenas de ações de formação por ano envolvendo milhares de formandos. É relativamente fácil errar numa data de um determinado evento, levando a que formandos se desloquem desnecessariamente a uma determinada sala de formação, ou deixar esquecida a entrega de um certificado de aproveitamento a um formando.

Por outro lado, estamos a lidar com dados sensíveis, principalmente, os dados pessoais dos formandos e dos formadores, e há diversas questões de data governance e mesmo questões legais associadas ao Regime Geral de Proteção de Dados (RGPD).

Por incrível que pareça, algumas entidades formadoras gerem toda esta atividade com recurso a ficheiros Excel e emails avulso.

Solução:

Criação de uma solução Power Apps que permita gerir os dados dos formandos e formadores em tabelas do Dataverse, organizar os eventos por data, visualizáveis em calendários e tabelas, com associação aos participantes, formador e cursos.

Todos os dados associados à aplicação ficam armazenados num modelo de dados relacional no Dataverse, sendo possível filtrar formandos e formadores por ação de formação, armazenar e visualizar todos os documentos associados aos eventos de formação, assim como os documentos pessoais, os contratos de formação, certificados, etc.

Para a recolha dos dados relativos a fichas de inscrição, autodiagnósticos e inquéritos de satisfação foi utilizado o Microsoft Forms, que permite a elaboração de formulários e a respetiva recolha de respostas. Todo o processo de criação de formulários e recolha de respostas foi automatizado através do desenvolvimento de um conector personalizado que interage de forma programática com a API do Forms. Sempre que um evento é criado e/ou um formando é associado a uma determinada ação de formação, são gerados os respetivos formulários, entregues aos formandos e formadores através de links externos à aplicação.

O Power Automate encarrega-se de periodicamente, duas vezes por dia, recolher as respostas aos formulários e de as carregar para o Dataverse.

Assim, com os dados devidamente carregados em tabelas do Dataverse, o gestor de formação pode analisar as respostas aos formulários e enviar reminders aos participantes, caso não tenham ainda preenchido os dados.

Para analisar os dados de forma mais visual e interativa, foi desenvolvido um relatório Power BI que permite visualizar estatísticas de participação nas ações de formação, a satisfação dos formandos e formadores, comparar a satisfação dos formandos por formador, curso e evento, etc. O relatório Power BI pode ser analisado dentro da própria app ou separadamente.

Em relação à criação dos documentos associados à formação, foram criados modelos (templates) em Word, com os campos a preencher devidamente identificados com tags. Por exemplo, o contrato de formação preenche automaticamente o nome, a morada, a data, etc. a partir da ficha de inscrição que os próprios formandos submetem. Os modelos em Word são posteriormente convertidos para PDF e ficam armazenados no Dataverse também.

A partir da aplicação, o gestor de formação pode visualizar todos os documentos numa interface intuitiva, fazer o download dos mesmos para o seu computador ou enviá-los diretamente por email para os formandos ou formadores.

Neste caso, a solução desenvolvida permitiu à entidade formadora inovar na execução dos seus processos organizacionais, melhorando e afinando a forma como trabalha, reduzindo erros, aumentando a motivação dos seus colaboradores e formandos.

O valor da informação de gestão

Problema:

Uma empresa internacional de transportes pretende iniciar as entregas dos diversos pedidos dos seus clientes o mais rápido possível. Pretende colocar um ecrã grande nos diversos pontos de distribuição espalhados pelo país, de onde saem por dia centenas de camiões, uma listagem com os pedidos pendentes de entrega e tocar uma buzina sempre que um novo pedido chega. Deseja também que esse ecrã mostre um mapa com os pontos de destino das entregas, um pouco por toda a Europa.

Solução:

Desenvolver uma app com Power Apps com um screen apenas com uma galeria onde são listados os pedidos de forma decrescente, do mais recente ao mais antigo, com os detalhes quanto a localização de entrega, nome de cliente, número de pedido, etc. Ao lado da galeria, colocar um mapa com pontos que representam os destinos das entregas.

A aplicação contém um temporizador que, a cada minuto, executa um fluxo de automação que, por sua vez, procura na origem de dados a existência de novos pedidos. Se existirem novos pedidos, devolve à aplicação uma variável que indica se a mesma deve ou não buzinar.

A buzina é um simples ficheiro mp3 que arranca quando recebe essa indicação por parte do fluxo de automação.

Este projeto, apesar de parecer simples, é um pouco complexo, porque a origem de dados é uma tabela de um ficheiro Excel de grande dimensão, que é um pouco lenta por defeito e um dos requisitos deste projeto é a rapidez na reação a novos pedidos.

Em todo o caso, com uma combinação de fluxos de automação que migram apenas os dados que interessam do Excel para uma lista SharePoint foi possível ultrapassar esta limitação e desenvolver a aplicação com um delay de 1 a 2 minutos.

O valor que esta solução traz a esta empresa é o fornecimento de informação rápida e consistente em todos os pontos de distribuição.