Introdução:

No mundo dos negócios, a gestão de compras e faturas costumava ser uma tarefa repleta de papelada, documentos fiscais empilhados e inúmeras horas dedicadas à entrada de dados. No entanto, a paisagem empresarial está passando por uma transformação digital acelerada, e uma revolução silenciosa está a ocorrer. À medida que as empresas adotam soluções tecnológicas inovadoras, surge uma questão essencial: como é que uma simples aplicação é capaz de revolucionar a gestão de compras e faturas, anteriormente tão arcaica?

Imagine não perder mais tempo com a organização de montanhas de papéis e folhas de cálculo confusas. Pense num mundo onde cada detalhe das compras e faturas da sua empresa está ao alcance da sua mão, literalmente, através de uma aplicação. Este artigo explorará a transição da gestão de compras e faturas do mundo físico para o digital e demonstrará como uma única aplicação tem o poder de revolucionar e simplificar esse processo, tornando-o mais eficiente, preciso e acessível do que nunca.

À medida que desvendamos o potencial dessa aplicação, examinaremos as razões pelas quais as empresas estão a adotar essa mudança e como essa transição está a moldar a maneira como os negócios são conduzidos. Deixe-se levar por esta jornada, onde as tarefas complexas se transformam em ações simples, e onde o poder da tecnologia coloca a gestão de compras e faturas nas mãos de todos, de forma acessível e eficaz.

Prepare-se para descobrir como a aplicação está a redefinir o futuro da gestão de compras e faturas empresariais e como pode acompanhar essa transformação com sucesso.

Sejam bem-vindos a este incrível desafio que nos foi colocado por um cliente de um segmento muito importante para o mercado português e não só: segmento de equipamentos e produtos relacionados a áreas ao ar livre, paisagismo e florestais.

Overview da app

Antes de iniciarmos a visualização da aplicação, vamos primeiro examinar de forma geral o que é permitido nela:

1. Permite configurar o tipo de visualização de cada colaborador:

• User
• Admin (visualização que permite gerir todos os recursos da aplicação)

2. Processos de aprovação tanto para compras como para faturas, com notificação das mesmas quando recusadas e também notificação de aviso/lembrete do aprovador quando esta continua em pendente.

3. A visualização de admin permite gerir (criar, editar e eliminar):

• Fornecedores
• Contas
• Departamentos
• Divisões
• Centros de custo
• Aprovadores
• Utilizadores
• Regras de Aprovação
• Histórico de Compras e Faturas

4. Visualização de todos os dados, nos diferentes países. 

A app divide-se em 5 países de momento (Portugal, Espanha, França, Bélgica e Grécia). Permite apenas todos os dados apenas referentes ao país.

Após uma compreensão geral da aplicação, é hora de aprofundarmos nossa análise e explorarmos as funcionalidades essenciais que ela oferece.

1) Compras

Na visualização de Compras é possível visualizar os pedidos de compra em detalhe e nas pendentes enviar um lembrete para os aprovadores em falta.

Permite filtrar por:

• Ano;
• Próprias Compras;
• Estado da requisição;
• Estado “accepted”;
• Intervalo de datas;
• Intervalo de valor monetário;
• Departamento;
• Fornecedor;
• Requerente;

Nesta página é também possível também exportar a tabela das Purchase Orders para um ficheiro excel e fazer o pedido de requisição.

O pedido de requisição é efetuado através do preenchimento de um formulário, com campos obrigatórios (*) e opcionais. Após a criação ficará pendente, à espera de aprovação de ambos os aprovadores selecionados.

2)    Faturas

Assim como nas Compras, nas Faturas é possível visualizar os detalhes do pedido, enviar lembrete para os aprovadores, filtrar, exportar a tabela Invoices para um ficheiro excel e efetuar um novo pedido.

Antes de realizar o pedido de fatura, terá de escolher uma fatura carregada anteriormente para adicionar informações mais detalhadas para aprovação. Caso não exista faturas carregadas é necessário efetuar para depois avançar para a criação da fatura.

O carregamento de fatura é efetuado através do preenchimento de um formulário, com campos obrigatórios (*) e opcionais. Após a criação ficará como pendente para completar a criação de fatura.

O primeiro passo na criação de novas faturas é escolher uma fatura carregada e avançar para preencher os próximos campos (obrigatórios (*) e opcionais), ficando no processo de aprovação.

3)    Processo de aprovação

O processo de aprovação é uma etapa fundamental pois permite a revisão e validação das solicitações, a fim de determinar se atendem aos critérios estabelecidos.

As regras apresentam o intervalo monetário, a que país e departamento pertencem e quem é o primeiro e segundo aprovador da regra. Permite ainda filtrar por país, editar, criar e eliminar.

Para definir o processo de aprovação é necessário criar regras, onde indicamos o primeiro e segundo aprovador num intervalo de valor monetário e por departamento.

Esta criação permite no momento da requisição o preenchimento automático dos campos do primeiro e segundo aprovador seguindo a regra definida. No entanto é possível alterar os campos.

4)    Configurações de admin

O administrador tem no seu menu a opção gerir entidade e settings.

No separador “Manage entities” permite ver, criar, editar e remover:

• Fornecedores
• Contas
• Departamentos
• Divisões
• Centros de custo

No separador “Settings” permite gerir aquilo que envolve os colaboradores da empresa:

• Approvers – É possível ver os detalhes de cada aprovador, quantas Compras e Faturas o aprovador tem em cada estado, adicionar novos aprovadores, eliminar aprovador e também reatribuir os processos de aprovação.
• Users – Este menu permite gerir todos os utilizadores e configurar os seus acessos da aplicação. Permite também adicionar e remover utilizadores.
• Rules – É possível criar e gerir as regras de aprovação. (Detalhado no ponto 3 deste artigo)
• Delete – O admin consegue eliminar e editar qualquer Compra ou Fatura com erros através deste menu.

5)    Archive

O arquivo de documentos é uma parte fundamental uma vez que organiza e armazena todas as informações das requisições efetuadas.

Neste caso, as requisições passam para o arquivo quando ficam no último estado: Fechadas (Compras – Accepted / Faturas - Booked). O Arquivo está estruturado em pastas, primeiro por Ano e em seguida por Fornecedor.

Dentro dele, é possível:

• Pesquisar
• Visualizar os detalhes correspondentes:
  • Nome do fornecedor
  • Quem é o primeiro aprovador e a data da primeira aprovação
  • Quem é o segundo aprovador e a data da segunda aprovação
  • E o documento da mesma, dando a opção de abrir o ficheiro e ver em maior detalhe.

6)    Scanner

Com a aplicação de scanner no telemóvel é possível: Fazer scan de uma fatura – permite carregar uma fatura a partir da galeria do telemóvel ou tirar diretamente uma foto à fatura. Preenchimento de informações – para fazer o carregamento da fatura é necessário preencher algumas informações como: país, fornecedor, conta e centro de custos. Armazenamento e Organização – Permite visualizar as faturas carregadas por nós.

Estas faturas carregadas a partir da aplicação de Scanner no telemóvel são exibidas no seguinte ecrã:

Conclusão

Em resumo, a aplicação "Compras e Faturas" desempenha um papel vital na otimização e aprimoramento dos processos de aquisição de materiais. Ao oferecer uma solução que simplifica a gestão de aprovações, centraliza informações e elimina os procedimentos de documentos dispersos, esta aplicação destaca-se como uma ferramenta indispensável para empresas à procura de eficiência e organização.

Além disso, ao reduzir a dependência de comunicações por e-mail, que frequentemente resultam em informações perdidas, e ao aprimorar a visibilidade do status das requisições, "Compras e Faturas" oferece um ambiente mais transparente e ágil para o gerenciamento de compras. Portanto, essa aplicação é uma aliada valiosa para garantir que as aquisições de materiais ocorram de maneira mais eficaz e controlada, resultando em economias de tempo e recursos.

Obrigada pela leitura e espero que gostem. See you soon 😊