O Excel é a ferramenta por excelência do gestor financeiro. Ainda que, em nosso entender, sofra de muitas fragilidades no que diz respeito a funções de reporting, na governança dos dados e na sua utilização enquanto aplicação de automação de processos, o Excel continua imbatível quanto à sua função de análise e resolução de problemas complexos, na realização de cálculos e na facilidade de construção de visualizações e gráficos.

Em que situações deve ser evitada a utilização do Excel?

Na elaboração de relatórios financeiros, é comum utilizarem-se fórmulas que se aplicam a séries temporais. Por exemplo, na apresentação de resultados mensais ou anuais. Como o Excel permite arrastar fórmulas para baixo ou para a direita a partir de uma determinada posição, é expectável que as fórmulas ao longo de uma série temporal mantenham a mesma estrutura lógica.

No entanto, nada impede, por negligência ou por desconhecimento técnico, que uma determinada fórmula, algures no meio de uma série temporal, seja diferente das restantes, induzindo o utilizador em erro.

Veja-se por exemplo a seguinte série temporal com as vendas dos produtos de uma empresa entre 2020 e 2029:

A fórmula que calcula o total das vendas é uma simples SUM dos valores das linhas 2 a 6. Se o utilizador introduziu a fórmula =SUM(C1:C6) na célula C7, não deverá haver qualquer problema em arrastar esta fórmula para a direita, sendo a fórmula ajustada para as respetivas colunas, dado que a fórmula original contém referências relativas.

No entanto, se a fórmula da célula G7 for diferente das restantes, nada impedirá o Excel de efetuar o cálculo, ainda que este seja inconsistente. Por exemplo, nesta célula temos a seguinte fórmula: =+G6+G5.

No canto superior esquerdo da célula é visível um pequeno ícone de alerta que nos indica precisamente que a fórmula é inconsistente. Clicando nesse ícone é relativamente fácil resolver o problema, copiando a fórmula à esquerda:

E é esta essencialmente a proteção que o utilizador dispõe para evitar a inconsistência deste tipo de fórmulas. Seria mais seguro utilizar fórmulas matriciais para impedir a inconsistência nas fórmulas, mas, por experiência, sabemos a maioria dos utilizadores as desconhece e utiliza.

Em alternativa, por exemplo, o Power BI recorre à linguagem DAX (Data Analysis Expressions), que não sendo uma linguagem tão fácil de aprender como as fórmulas do Excel (talvez por não ser tão visual como as fórmulas), impõe uma estrutura mais rígida, que impede este tipo de problemas.

Este é apenas um exemplo das fragilidades associadas às fórmulas do Excel para a preparação de relatórios financeiros. Outros exemplos comuns incluem os seguintes:

• Trocar referências absolutas com referências relativas nas fórmulas do Excel. Este é um cenário comum que leva à fixação de linhas ou colunas do Excel que se pretendiam soltar ou vice-versa. Por exemplo, a fórmula = A1 * $B$1 irá fixar a célula B1. Se a fórmula for arrastada para outras células, esta referência manter-se-á fixa.
• Uso inadequado de fórmulas de pesquisa. Por exemplo, a seguinte fórmula = VLOOKUP(A1, B1:C10, 2, FALSE), especifica no seu quarto argumento que se pretende obter um valor exato. Ao omitirem este argumento ou ao trocá-lo por TRUE, muitos utilizadores obtêm resultados errados.
• Inclusão dos valores de investimento inicial em fórmulas de Valor Atualizado Líquido (VAL). Por exemplo, a fórmula = NPV(0.1, C1:C5) + C0 considera corretamente o investimento inicial (dado como C0) fora da função NPV. Muitos utilizadores experientes cometem o erro de o incluir dentro da função, obtendo assim resultados errados.
• Dificuldade em utilizar datas em fórmulas do Excel. Por exemplo, a fórmula = DATEDIF(A1, B1, "D") não assegura que as células A1 e B1 estão no mesmo formato e pode originar erros. A linguagem DAX dispõe de um conjunto de expressões time Intelligence que são específicas para lidar com datas e que são muito mais robustas e precisas.

O Excel enquanto base de dados empresarial

Outro cenário comum é a utilização do Excel como se de uma base de dados se tratasse. Muitas empresas acumulam dados em ficheiros Excel que são posteriormente recolhidos a partir de links por outros ficheiros Excel para a elaboração de diversos relatórios e análises.

O Excel tem uma limitação quanto ao número de linhas e colunas (1048576 linhas e 16384 colunas, respetivamente). Apesar de parecer um número significativo de células, se tivermos em conta o longo histórico que muitas empresas acumulam ao longo dos anos, e se pensarmos que a produção de dados aumenta a uma velocidade cada vez maior, é fácil perceber o quão limitados estamos quanto a capacidade de armazenamento de dados.

Associado a este problema existe também uma grande limitação quanto a desempenho. Ao utilizarem-se muitas células disponíveis do Excel, vamos deparar-nos com problemas de lentidão e instabilidade. O comum crash do Excel que leva a todo o tipo de situações imprevisíveis.

Governança dos dados no Excel

Apesar de ser possível proteger ficheiros Excel com palavras-passe e outras funcionalidades, não é assim tão difícil de os desproteger. Um utilizador apostado em crackar um ficheiro Excel facilmente encontra no Google uma forma rápida de o fazer. Na verdade, todos os dados contidos num ficheiro Excel estão dentro desse mesmo ficheiro e não existe realmente uma forma segura de os proteger.

Mais uma vez, comparando o Excel com o Power BI ou com outra ferramenta de BI que disponha de separação segura de camadas de dados, análise e visualizações, há que ponderar que será suficiente enviar por e-mail um ficheiro Excel com dados para o exterior da organização, para que estes fiquem expostos e sem qualquer proteção.

Utilização do Excel como aplicação de automação de processos

Por ser uma ferramenta tão versátil e que pode ser programada através de uma linguagem de programação (o VBA – Visual Basic for Applications), também é comum vermos o Excel como app de controlo de ponto, registo de presenças, gestão de processos de compras, elaboração de calendários e mapas de férias, preparação de time sheets, entre outras aplicações.

Mais uma vez, não recomendamos que se utilize o Excel desta forma. Há outras soluções modernas, como a Plataforma Power, por exemplo, que podem ser criadas na cloud e disponibilizadas de forma segura em dispositivos móveis ou computadores e com funcionalidades muito mais avançadas.

Outas limitações do Excel na área financeira

Correndo o risco de desmotivar o gestor financeiro a aprender Excel, há ainda mais razões para o evitar, nomeadamente as seguintes:

• Controlo de versões: Gerir múltiplas versões de ficheiros Excel pode ser difícil, especialmente em ambientes em que vários utilizadores colaboram na preparação de relatórios.
• Auditoria e rastreabilidade: O rastreamento de alterações e a auditoria de ficheiros Excel podem ser desafiadores, especialmente sem o uso de ferramentas adicionais.

Razões para aprender e utilizar o Excel na gestão financeira das organizações

O Excel é relativamente fácil de aprender e permite uma grande variedade de cálculos avançados. Possui uma ampla gama de funções para análise de dados, como tabelas dinâmicas, gráficos, e ferramentas de filtragem, permitindo assim a tomada de decisões de gestão com base em dados.

Assim, o investimento na aprendizagem (e no licenciamento) é reduzido e o retorno consideravelmente elevado. E é por isso que o Excel é a ferramenta de eleição de muitas empresas, grande e pequenas. Com os cuidados acima mencionados, valerá a pena descobrir tudo o que o Excel tem para oferecer.