As fórmulas do Excel são um recurso muito versátil e permitem combinar outras fórmulas dentro de uma fórmula principal. O objetivo de utilização destas fórmulas combinadas é o de facilitar os cálculos. No entanto, estas fórmulas tornam-se mais difíceis de ler e de entender à medida que se vão tornando mais “complexas”.

O recurso «Nomes Definidos» possibilita nomear uma célula ou um intervalo de células, para que as fórmulas fiquem mais simples e compreensíveis e isto traz mais flexibilidade às nossas folhas de cálculo. Para dar nomes aos intervalos, temos no friso, separador «Fórmulas», os recursos necessários.

Vantagens:

Os intervalos nomeados têm um nome claro.

Ora, isto torna-o mais simples de entender as suas fórmulas ou erros de fórmulas.

Assim, se temos uma fórmula como:

=SOMA.SE(A2:A13;”jul/18”;B2:B13)

A sua leitura não é muito percetível, na medida que desconhecemos a que se referem os intervalos indicados.

Vamos admitir que o intervalo (A2:A13) refere-se aos meses das vendas e (B2:B13) refere-se aos respetivos valores vendidos. Se nomearmos o intervalo (A2:A13) como "Meses" e o intervalo (B2:B13) como "Vendas", então a nossa fórmula passa a ser:

=SOMA.SE(Meses;”jul/18”;Vendas)

Desta forma, a nossa fórmula fica mais entendível.

Os intervalos nomeados são ajustáveis.

Um intervalo nomeado vai-se ajustando, automaticamente, a fórmulas, gráficos ou tabelas dinâmicas em função de novos dados. Só temos de alterar o intervalo em «Gestor de Nomes».

Os intervalos nomeados permitem escrever fórmulas mais rapidamente.

Quando escrevemos a inicial de um intervalo nomeado numa fórmula, aparece uma caixa de sugestão dos nomes existentes.

Fazendo duplo clique ou carregando no «Tab» validamos a escolha. Isto pode ser muito útil, especialmente para evitar navegar entre diferentes folhas de Excel à procura dos intervalos que queremos.

Por outro lado, se ao escrever a fórmula, carregarmos no F3 abrimos a caixa com a lista de intervalos nomeados. Agora só temos de selecionar e clicar em OK ou, então, dois cliques no nome que queremos para inseri-lo na fórmula.

Os intervalos nomeados também são muito úteis para utilizadores do VBA.

Quando se utilizam células para escrever código, por exemplo "B2:B13", fica-se dependente do seu conteúdo. Se o intervalo se mover, o código não o entenderá e continuará a aplicar "B2:B13". Mas, se nos referirmos ao intervalo pelo seu nome, isso permite-nos movê-lo. Também podemos referenciar intervalos com um tamanho variável diretamente no código. Escrever o código com variáveis, como:

ActiveSheet.Range("Vendas").Value

em que “Vendas” é um intervalo nomeado, é mais flexível do que, simplesmente, referenciar a posição do intervalo num dado momento:

ActiveSheet.Range("B2:B13").Value

4 métodos diferentes de criar intervalos nomeados

1. Usar a caixa de nome – rápido e simples

• Selecionar o intervalo de dados que queremos nomear
• Clicar na Caixa de nome, no canto superior esquerdo
• Escrever o nome do intervalo, neste caso “Meses”
• Clicar OK

E pronto, temos um intervalo nomeado!

2. Criar a partir de uma seleção

Esta opção é útil para criar múltiplos nomes, de uma vez, numa tabela. O Excel permite-nos criar nomes automaticamente a partir de células selecionadas.

Baseado no exemplo anterior, vamos ver como fazer a nomeação de intervalos simultaneamente. Esta ação é muito útil, especialmente se a base de dados é grande.

Vamos ver como:

• Selecionar todo o intervalo das células que queremos nomear,
• No friso Fórmulas, na opção «Nomes Definidos», clicar em «Criar a partir da seleção»,
• Na caixa de diálogo que se abre (ver imagem abaixo), escolhemos onde estão os nomes a partir dos quais vamos nomear os intervalos. Neste caso, os nomes estão na linha superior (cabeçalhos) e escolhemos «Linha de cima». Também é comum escolher a coluna mais à esquerda do intervalo selecionado,

• Depois de carregarmos no OK, temos os intervalos nomeados por coluna.

3. Usar tabelas – criar rapidamente intervalos dinâmicos

Podemos criar tabelas para gerar automaticamente nomes para cada coluna.

Para criar uma tabela, selecionamos o intervalo de células, vamos ao separador "Inserir" e, na faixa de opções «Tabelas», clicamos em "Tabela". Aparece a caixa de diálogo «Criar Tabela» e, neste caso, como temos cabeçalhos, temos de informar o Excel ao ativar a caixa respetiva.

Na tabela "Tabela1", foram criados os nomes para as colunas (de acordo com os cabeçalhos) e que se referem aos respetivos intervalos.

Agora podemos, por exemplo, escrever =SOMA(valor) para calcular a soma das vendas.

4. Escrever uma fórmula

Neste último método, vamos ver como definir um nome com uma fórmula.Esta opção é útil para criar intervalos nomeados dinâmicos.

No separador «Fórmulas», em «Definir Nome», no campo «Nome», escrevemos o nome para o intervalo. Posteriormente, temos de inserir a fórmula no campo «Refere-se a:» e depois clicamos em OK para salvar o novo nome.

Ao escrever uma nova fórmula, podemos utilizar o intervalo nomeado como um dos seus argumentos.

Algumas regras a ter em atenção quando estamos a nomear intervalos:

• Os nomes não podem ser uma referência que já exista.
• Os nomes não podem ter espaços
• O primeiro caractere deve ser uma letra, um sublinhado (_) ou uma barra invertida (\).
• Todos os outros caracteres devem ser letras, números, períodos ou sublinhados
• “MeuIntervalo”, “MEUINTERVALO“ou “meuintervalo” são nomes iguais.

Para alterar ou eliminar um intervalo nomeado, vamos ao «Gestor de Nomes» e selecionamos o intervalo pretendido. Se for para alterar clicamos no botão Editar, se for para anular clicamos no botão Eliminar.

Como vimos, nomear intervalos tem vantagens, nomeadamente ao tornar a escrita e leitura de fórmulas mais fácil.

Agora, é apenas uma questão de treino e de aprendizagem na sua utilização e verá que é tempo bem despendido.