A informação vem dos dados e melhores decisões são tomadas quando suportadas por dados . Os dados vão crescendo à medida que novos dados são criados, o que dificulta o processo de decisão. É, portanto, importante conseguir tratar os dados de forma a facilitar as nossas decisões. O desafio é grande, mas o Excel tem duas ferramentas para nos ajudar nesta tarefa: a «segmentação de dados» e a «linha cronológica».

Uma das maneiras de tratar os nossos dados, nomeadamente, nas tabelas dinâmicas é o uso de filtros. Ora, a segmentação de dados é um filtro, com apresentação gráfica, que pode ser incluído num dashboard. Se temos vários itens para filtrar , esta é a melhor solução. Se tiver o Excel 2013 ou posterior, pode começar já a utilizar estes slicers. Se só tiver o Excel 2010, pode usar a segmentação de dados.

Como é que funcionam?

Depois de selecionarmos uma tabela dinâmica, abre-se o separador «Ferramentas de Tabela Dinâmica» no friso. Aqui temos mais dois separadores e no separador «Analisar» temos os ícons dos dois slicers.

Assim como um filtro normal, podemos selecionar vários campos (colunas) para filtrar com um slicer. Uma vez criado, as cores e o dimensionamento do slicer podem ser alterados. Selecionamos o slicer e abre-se o separador «Opções», que permite formatar o elemento visual.

Assim, as formatações mais interessantes podem ser o número de colunas, as dimensões das barras de cada item e a cor das mesmas.

Vejamos um exemplo. A figura seguinte apresenta as caracteristicas de um slicers padrão.

Depois de formatado, o mesmo slicer pode apresentar a seguinte imagem:

Vamos ver agora como inserir a «linha cronológica». O processo é semelhante, mas como o nome indica, só se aplica a dados de data. O Excel faz esta escolha de forma automática.

Assim, este slicer assume esta imagem:

Tal como a «segmentação de dados» é possível alterar a apresentação deste elemento, sendo que podemos escolher o período para a visaulização: anos, trimestres, meses e dias.

Podemos, de igual forma, selecionar um ou vários itens. Para isso, basta manter pressionada a tecla CTRL ao clicar nos itens. Se pretendermos selecionar um grupo de itens, usamos a tecla SHIFT. Clicamos no primeiro item e, em seguida, mantendo a tecla Shift pressionada, clicamos no último que pretendemos. Isto é útil para grandes listas de itens. O ícone no canto superior direito do slicer limpa as seleções de filtro.

Uma vantagem em usar um slicer é que podemos controlar várias tabelas dinâmicas. Por exemplo, podemos ter diferentes tabelas dinâmicas que têm a mesma fonte de dados e precisamos filtrar todos os relatórios atravé de um único item.

A alteração no slicer filtrará todos os relatórios de tabela dinâmica, desde que se tenha selecionado o comando «Ligações de Relatórios», no separador «Opções».

Marcamos as caixas das tabelas dinâmicas que pretendemos e clicamos em OK. Observação: somente as tabelas dinâmicas que usam a mesma fonte de dados serão listadas.

Se necessário, é também possível alterar o nome dos cabeçalhos dos slicers. No separador «Opções» alteramos a legenda, conforme a imagem seguinte:

As segmentações de dados fornecem uma interface fácil de usar para utilizar na filtragem de tabelas dinâmicas e utilizar na criação de dashboards. Saber que dados utilizar é tão importante como a sua análise.

Esta ferramenta facilita a visualização e análise de dados, contribuindo assim para que o processo de tomada de decisão seja mais rigoroso e eficaz. Cada vez mais, as competências neste campo de análise de dados é exigida aos utilizadores do Excel. Não deixe de explorar as potencialidades dos Slicers.