A metodologia Lean é algo que está em voga e que toda a gente fala. Os gestores têm particular interesse nela e acompanham toda a sua implementação, mesmo os processos necessários para a mesma acontecer. Utilizar a metodologia Lean é um exercício Agile, e este artigo vem no seguimento dos que tenho estado a fazer relativos ao tema. Vamos então ver o que é a metodologia Lean.

 Metodologia Lean: o que é

O termo “lean” foi escolhido para descrever o método que a Toyota implementou na sua linha de produção em finais da década de 1980. Trata-se de um método que institui o uso de nada para além do que os recursos necessários para a realização de determinado trabalho, etapa ou processo, como forma de evitar desperdícios. Tudo o que não representar valor ao produto ou serviço deve ser removido do processo, uma vez que representa um custo a ser evitado, como desperdício de tempo, materiais, mão-de-obra e outros recursos. Ou seja, a metodologia lean tem como objetivo o foco no corte de custos desnecessários e, paralelamente, aumentar o valor agregado ao cliente. E isto consegue-se com a implementação de um fluxo de processos muito mais simplificados.

Agregar valor é aqui entendido como produzir receitas. Ao não se verificar dentro de uma empresa, o que acontece é a acumulação de custos e despesas, indo contra o que a metodologia lean apregoa. Pode parecer um processo fácil mas, na prática, revela-se um pouco mais complicado. O lean pode ser considerada a abordagem mais intuitiva que se pode utilizar para alcançar a melhoria nos processos, uma vez que o foco é direcionado para o público com simplicidade, fluxo contínuo, visibilidade e boas parecias. O resultado que se pretende alcançar é o valor percecionado pelo cliente, a par do aumento das vendas e, claro, da margem de lucro.

Metodologia Lean: como funciona

Imaginemos que a metodologia Lean está implementada no seu negócio e todos os projetos foram implementados com sucesso em todos os departamentos da sua empresa. Por exemplo, na produção, todos os objetivos são definidos de forma clara e simples e os colaboradores contribuem para esse processo, melhorando também o ambiente de trabalho. Aqui, todos sabem o que têm para fazer, em quantidade e em qualidade, e partilham entre si as melhores práticas. São avaliados de acordo com os resultados que obtiverem.

Ao adotar o lean, as empresas tornam-se capaz de responder, de forma mais rápida, às mudanças verificadas no plano económico, às exigências dos clientes, mantendo a qualidade e com custos e tempos de produção mais baixos. A par disto, a gestão de informações torna-se mais simples e precisa. O Lean está focado na melhoria da produtividade, agregando-lhe mais qualidade e contribuindo para a redução dos prazos de entrega, libertando, assim, mais recursos para suportar o crescimento da empresa. O Lean ajuda no aumento do poder competitivo da sua empresa no mercado. Os clientes estão cada vez mais exigentes e os produtos e serviços têm de ser mais personalizados. O ciclo de vida dos produtos e serviços é encurtado de tal forma que conseguem produzir renda recorrente para as empresas. Esta é a maior mais valia do lean.

A metodologia desafia a maneira como as coisas são elaboradas e chama a atenção aos gestores para os desperdícios de recursos e ineficiências que existem nos processos produtivos das suas empresas. Quando uma empresa implementa a metodologia lean, passa a libertar mais espaço físico em toda a organização. Este processo permite adicionar novas linhas de produtos e serviços ao seu portfolio, e aumentar a produção das linhas existentes com qualidade e sem a necessidade de adquirir novas instalações, equipamentos e mão-de-obra.

Metodologia Lean: quais os benefícios aplicados à gestão das empresas

1. A produção ganha qualidade: num ambiente de trabalho lean, qualquer defeito ou atraso é identificado facilmente. Claro que isto não impede que os erros aconteçam, infelizmente, mas permite que sejam identificados e corrigidos rapidamente. Com procedimentos padronizados, os colaboradores especializam-se e os bons resultados aparecem.
2. A maioria das falhas é eliminada: qualquer anomalia destaca-se num ambiente organizado e com prazos e procedimentos rígidos.
3. Diminuição dos custos operacionais: adotar a metodologia lean significa que a empresa não terá mais excesso de stock nem atrasos na entrega do produto final. Ao ter mais informação sobre os custos operacionais, o gestor ganha uma posição privilegiada na negociação com os clientes e fornecedores. Até custos com a eletricidade são reduzidos com esta metodologia.
4. O ciclo de produção é reduzido: tal como aconteceu com os engenheiros da Toyota (os impulsionadores desta metodologia), os ciclos de produção da sua empresa podem ser reduzidos, o que permite a entrega de uma maior quantidade de produtos ou serviços ao mesmo tempo. Isto é consequência da identificação célere dos erros e falhas no momento em que ocorrem.
5. A produtividade melhora: com a adoção de procedimentos padronizados, os colaboradores conseguem aumentar a produtividade e, mesmo, a sua própria satisfação. Ao identificarem as falhas, os colaboradores têm um maior sentido de interajuda, o que estimula e melhora o ambiente da empresa.
6. As receitas aumentam: em consequência do anteriormente dito, e ao aumentarmos a produtividade da nossa empresa, aumentamos invariavelmente os ganhos. Além disso, os custos materiais e procedimentos desnecessários são eliminados, o que representa uma diminuição dos custos da sua empresa.

Metodologia Lean: princípios e ferramentas

Para podermos colocar em prática e com eficiência esta metodologia, é necessário ferramentas e técnicas que, em conjunto, complementam a sua estratégia. Vamos ver algumas:

• 5 S – contribui para melhorar a produtividade, aumentar a visibilidade das tarefas e garantir um fluxo de trabalho mais padronizado. É uma ferramenta simples mas muito eficiente, que ajuda a organizar o local de trabalho, deixando-o limpo, funcional e seguro. As técnicas 5S foram concebidas por executivos japoneses e podem ser aplicadas em qualquer lugar de trabalho:
• • • Sort (separar) – o objetivo é identificar e classificar os objetos que temos na nossa mesa de trabalho, ou na linha de montagem, e remover tudo o que for desnecessário.
    • Set in order (ordenar) – os objetos necessários ao nosso trabalho devem ser posicionados nos locais corretos, onde podem ser acedidos mais rapidamente. Este procedimento aumenta a segurança no local de trabalho, uma vez que garante que equipamentos relacionados com a segurança se encontrem todos no mesmo local (sejam eles capacetes de proteção ou a chave da sala do servidor).
    • Shine (fazer brilhar) – as ferramentas e instrumentos de trabalho deve ter sempre um aspeto de novo ou quase novo. O ambiente deve ser mantido limpo e organizado. Isto faz com que a nossa empresa ganhe muito tempo e eficiência porque qualquer desvio da norma que se verifique é detetado e corrigido prontamente.
    • Standardize (padronizar) – criar e manter padrões para todos os processos. Cada tarefa, desde um pedido de compra à entrega do produto ao cliente, deve seguir um processo pré-definido e que esteja disponível para todos os colaboradores consultarem.
    • Sustain (sustentar) – cultivar um ambiente no qual os funcionários façam a coisa certa sem precisar de ordens diretas (nomeadamente manter o ambiente de trabalho limpo e organizado e seguir padrões), aumentando o nível de disciplina entre os colaboradores.
• Mapeamento de processos e de fluxos de valor: o diagrama de espaguete e o mapa de fluxo de valor ajudam a identificar e destacar os desperdícios nos processos produtivos. Estas duas ferramentas permitem a criação de mapas que identificam o que gera valor aos clientes e, também, possibilitam a elaboração de planos de ação com foco na melhoria do trabalho.
• Produção Just in Time (JIT) e Kanban: a produçao Just in Time é um dos principais pilares da metodologia Lean pois considera a entrega do que o cliente quer, quando quer, onde quer e nas quantidades que quer. Esta estratégia promove a redução considerável dos stocks e melhora o equilíbrio no fluxo do processo. Para que isto possa ocorrer, é necessário recorrer às técnicas Single Minute Exchange of Die (troca rápida de ferramentas) que permitem reduzir os tempos de setups e o tamanho dos lotes necessários na produção. É igualmente importante implementar o Kanban por forma a poderem ser construídos fluxos de processos claros, com o objetivo de eliminar as tarefas menos necessárias.
• Kaisen – esta ferramenta tem como objetivo aperfeiçoar os processos da empresa individualmente. Organizado por eventos, é criado sempre que algo precisa de ser melhorado. Logo que o objetivo é atingido, a sua função termina. Este método pode ser utilizado de modo contínuo e depende, essencialmente, das necessidades de cada setor da empresa.
• Jidoka e Poka Yoke (sistemas à prova de erros) – o Jidoka, outro importante pilar na metodologia lean, foca-se na qualidade e incorpora ideias como a automação, para que as máquinas sejam capazes de interromper o processo sempre que algo saia do comum. O Ppka Yoke (ou teste de erro) evita que as falhas continuem a ser produzidas. Juntas, estas duas ferramentas representam um alto padrão de qualidade para todos os produtos e serviços.
• TPM – Total Productive Maintenance (manutenção produtiva total) envolve todos os elementos da organização com o objetivo de eliminar seis dos principais desperdícios identificados. Esta ferramenta baseia-se em programas de manutenção preventiva e preditiva.

Como aplicar a metodologia Lean no seu negócio?

Há várias formas de aplicar a metodologia Lean ao nosso negócio. Vamos ver seis:

• O que gera valor: para começar a implementar a metodologia lean na sua empresa, deverá ter sempre em mente a identificação do que gera valor e eliminar as atividades desnecessárias. Para isso, é necessário avaliar as regras, as normas e os procedimentos internos que são seguidos em todos os setores da sua organização. Quando se descobre que apenas uma pequena fração de tempo e dos processos realmente aumentam o valor para o cliente final, é aí que se ganha a base para definir claramente o que deve ser reforçado e o que deve ser abandonado.
• Os sete maiores desperdícios:

1. 1. Fluxo de processos: como as tarefas passam de um colaborador para o outro no processo de desenvolvimento do produto, design, testes, entrega, manutenção e suporte.
   2. Acumulação de tarefas: quando são dadas demasiadas tarefas a apenas um colaborador, ele não consegue lidar com todas as exigências ao mesmo tempo, o que provoca atrasos na produção.
   3. Falta de integração: um dos maiores erros é ter os colaboradores a trabalharem isoladamente, ou em grupos isolados. Esta prática dificulta a comunicação, o que se traduz em desperdícios de tempo.
   4. Tarefas em espera: tarefas que ficam à espera de que alguém as execute acrescentam tempo de valor não agregado ao processo e atrasam a entrega, não apenas desse item em particular, mas de todos os outros que se seguem.
   5. Superprodução: satisfazer as necessidades do cliente não é financeiramente viável, pelo que é necessário descartar uma série de recursos para tornar o processo mais rápido e objetivo.
   6. Super processamento: ou seja, um fluxo de processos demasiado complexo, que cria tarefas e responsabilidade sobrepostas. A melhor maneira de evitarmos isto, é mapeando o fluxo de valor para descartar o que não é necessário.
   7. Falhas: para além das falhas de funcionalidades, se o cliente assinar um plano de algum produto ou serviço e ele não corresponder às suas expetativas, significa sérios transtornos que podem comprometer a imagem da sua empresa.

• O quadro SCRUM (KANBAN) – enquanto o Scrum é usado para ajudar a controlar o ciclo de desenvolvimento do produto, o lean examina todos os processos envolvidos. A maioria das empresas já incorporaram o lean aos seus processos e usam o quadro Scrum que, na verdade, funciona como um Kanban. Isto quer dizer que o lean é uma metodologia suplementar do Scrum.
• Sistema pull – este sistema é usado para iniciar a próxima tarefa apenas quando a atual estiver concluída. Isso traduz-se numa redução da quantidade de trabalho em filas de espera. Com este tipo de metodologia obtemos uma cadeia de produção mais fluída, reduzindo-se o desperdício, os stocks e, consequentemente, tempos de inventário. Os tempos mortos também são reduzidos e o talento humano é potenciado. Além disso, este sistema contribui para a satisfação do cliente, uma vez que permite entregar produtos mais personalizados.
• O custo da baixa qualidade: o custo da baixa qualidade (Cost of poor quality) pode ser definido como o custo em que a organização incorre devido à existência, ou possibilidade de existência, de defeitos nos seus produtos e serviços. Por outras palavras, é o custo de fazer errado.
• Apoio especializado: implementar a metodologia lean sozinho pode ser arriscado e muito trabalhoso. A falta de conhecimentos, habilidade e experiências pode levar à implementação de métodos e ferramentas inadequados e que não comunicam entre si, criando um problema ainda maior. O ideal é o recurso a uma equipa especializada. Além do suporte em todas as etapas da metodologia – análise, planeamento, implementação e monitorização) há uma grande troca de know how entre os profissionais externos e os internos, o que se traduz num ótimo método de atualização.

A metodologia lean vai permitir que a sua equipa de colaboradores se concentre no que realmente é importante, criando valores, reduzindo os índices de distração e trabalhos desnecessários. Isto resulta num Process Lead Time reduzido, diminuindo o caminho e o tempo que as tarefas percorrem, desde o pedido até à entrega. Até à próxima!