A maioria das empresas dedica a fase final do ano à construção do orçamento para o ano seguinte. O orçamento é uma das ferramentas de gestão mais elementares e mais utilizadas por todo o tipo de empresas. Ele ajuda a alinhar as pessoas em torno de uma estratégia e pode ser uma excelente fonte de motivação. No entanto, o orçamento é visto muitas vezes com cinismo e como um sorvedouro de recursos. Porquê? E o que pode fazer para mudar isso?

Porque é que o orçamento é tão descredibilizado?

Nalgumas empresas encontrei situações em que uma boa parte das pessoas parecia dedicar todo o seu tempo e esforço à elaboração do orçamento anual. Impendentemente do que se estivesse a passar no mercado, nas vendas ou no desenvolvimento de novos produtos, pelo menos durante um mês inteiro, todos se dedicavam ao orçamento: equipa financeira, vendas, produção, etc. Do secretariado à gestão de topo, o único assunto era o orçamento.

E no entanto, um mês depois o orçamento era discretamente esquecido por todos…

As principais razões para tamanha futilidade são, a meu ver, as seguintes:

• Os líderes da empresa não comunicam claramente o que se espera para o(s) ano(s) seguinte(s). Na maior parte das empresas, continua a não ser claro para todos, principalmente para os que se encarregam de elaborar o orçamento, quais são as prioridades estratégicas, tornando difícil a articulação de decisões estratégicas em números. Em muitas empresas, as grandes decisões são mantidas em segredo.
• Cada vez mais, as empresas envolvem pessoas em excesso na construção de orçamentos. No passado, apenas a equipa financeira tratava do orçamento (o que também era um princípio errado). Mas hoje, demasiadas pessoas são ouvidas e envolvidas na elaboração do orçamento, o que origina demasiado atrito e confusão. Manter todos os envolvidos atualizados durante o processo de orçamentação é um desafio considerável. Lidar com opiniões (e interesses) diversos é um desafio muitas vezes extenuante.
• Os orçamentos tornam-se rapidamente obsoletos. Graças a uma envolvente externa em constante mudança, em muita situações o orçamento está desatualizado a partir do momento em que é aprovado.

Como lidar com estes problemas?

• Atribuir responsabilidades. Nada motiva mais do que a responsabilização. Cada área do orçamento deve ter um (e apenas um) responsável. Esse responsável deve elaborar uma lista de ações que pretende desenvolver para atingir os resultados do ano seguinte e integrá-la no orçamento. Deve ser ele(a) a elaborar a lista e a apresentá-la à gestão do topo.
• Ligar a remuneração aos objetivos. Na mesma linha do ponto anterior: cada responsável deve ter uma boa parte da sua remuneração diretamente dependente do atingimento dos seus objetivos.
• Apoiar o orçamento em bases de dados em vez de folhas de cálculo. Manter uma única fonte de informação, acessível a todos os envolvidos, vai seguramente evitar inúmeras dores de cabeça com o tratamento de versões, correções de erros, etc. Na minha carreira vi alguns orçamentos aprovados na sua versão errada.
• Criar o orçamento com dependências de fatores externos. O orçamento deve focar-se exclusivamente nas variáveis controladas pela empresa. Os fatores externos com grande impacto (como por exemplo os preços de determinadas matérias-primas, o crescimento económico, taxas de juro de mercado, etc.) devem ser isolados e introduzidos no orçamento como variáveis independentes.
• Formalizar o processo de orçamentação. Fazer modelos de orçamentação, definir timings e atribuir papéis vão ajudar a reduzir o ruído e evitar erros desnecessários.

Os orçamentos são um dos processos mais importantes e subestimados nas empresas. Pelo seu impacto no desenvolvimento da empresa, o processo de orçamentação deve ser continuamente melhorado e visto com seriedade por todos.