Com a introdução do Data Model para as Pivot Tables do Excel, a partir da versão 2013, transformar dados em informação útil nunca foi tão fácil. Esta funcionalidade vem permitir relacionar diversas fontes de dados num modelo único que servirá de base de dados a uma pivot table. Podemos obter assim uma análise mais rica.

O Data Model

O Modelo de Dados “é uma nova abordagem que permite integrar dados de diversas tabelas, construindo uma eficaz base de dados dentro do Excel. No Excel, os modelos de dados são utilizados com transparência fornecendo dados para a construção de Pivot Tables, Pivot Charts e relatórios Power View”.

Na prática, isto vem colmatar uma dificuldade existente na utilização de dados fornecidos a partir de sistemas externos. Por exemplo, supondo que o sistema CRM forneceu os seguintes dados comerciais para um determinado ano:

Se estiver familiarizado com a terminologia da empresa, pode ser relativamente fácil compreender o que significam as siglas utilizadas nos campos Zona e Segmento (se trabalha na empresa há muitos anos é provável que já ouça vozes com essas siglas).

Mas, se a lista de dados for muito extensa ou se for novo na empresa, será mais difícil compreender o significado das siglas. Ora, para resolver este problema, o que faríamos numa situação deste género seria construir duas tabelas de apoio com os significados de cada uma das siglas e a partir daí, utilizando diversas fórmulas VLOOKUP trabalhar a tabela principal, tornando-a mais compreensível.

Então, supondo que o significado das siglas referentes às zonas pode ser encontrado na seguinte tabela:

E o dos segmentos na seguinte:

Para relacionarmos estas três tabelas utilizando os campos Zona e Segmento da primeira tabela, e com isso dispensar a criação de campos adicionais recorrendo a fórmulas VLOOKUP, o primeiro passo seria convertê-las em tabelas do Excel.

É o que fazemos aproveitando a nomeação das tabelas para: “Principal”, “Zonas”, “Segmentos”.

De seguida, vamos juntar as três tabelas ao Data Model, seguindo o menu “Data”, “Connections” e “Add to the data model”:

De seguida, vamos criar a Pivot Table, como sempre fizemos, a partir do menu Insert e Pivot Table. Mas, em vez de selecionarmos o intervalo de dados ou a tabela Principal, vamos escolher dados selecionando a opção “Usar uma fonte de dados externa”:

Iremos encontrar as nossas três tabelas no modelo de dados, conforme imagem abaixo:

Logo que criada a Pivot Table e assim que começamos a juntar-lhe dados provenientes de tabelas diferentes, o Excel vai perguntar-nos sobre as relações entre os diversos campos. Como sabemos, o campo “Zona” da tabela Principal está relacionado com o campo “Sigla” da tabela Zonas. Então, teremos que indicar ao Excel essa relação da seguinte forma:

O campo “Segmento” da tabela Principal também está relacionado com o campo “Sigla” da tabela Zonas. Teremos que acrescentar essa relação ao modelo de dados, como fizemos anteriormente.

Desta forma, a Pivot Table consegue relacionar os campos das três tabelas e apresentar-se de forma muito mais intuitiva:

Aqui está uma dica útil para utilizar nas suas análises de dados. O exemplo que apresentamos é simples mas se tiver que lidar com tabelas de dados de grandes dimensões ou fontes externas de informação como um sistema ERP ou o Access, verá que o Data Model é ainda mais poderoso!