Se utiliza regularmente o Excel para analisar dados detalhados em listas extensas com muita informação e pretende conhecer apenas a informação essencial que pode extrair dessas listas, então pode apoiar-se nas fórmulas SUMIFS, COUNTIFS, AVERAGEIFS que calculam respetivamente a soma, a contagem e a média de acordo com múltiplas condições e simplificar significativamente o seu trabalho.

Suponha por exemplo que dispõe de uma listagem com a produção diária de sapatos do primeiro trimestre do ano assim como do número de unidades vendidas e respetivas unidades produzidas com defeito.

Teria uma lista com a seguinte estrutura:

Quanto mais extensa for a lista mais difícil será obter informação relevante, o que aliás é um problema cada vez mais frequente dado o excesso de dados disponíveis atualmente.

Então, uma primeira abordagem para sintetizar a informação poderia passar por usar a fórmula SUMIF, que executa a soma de dados de um determinado intervalo de acordo com uma única condição e resumir toda a informação por meses.

Como, na primeira coluna, temos datas e pretendemos resumir a informação em meses, uma solução possível seria criar uma coluna adjacente com apenas a indicação do mês de cada registo.

Seria algo do género:

A partir daqui bastaria dizer ao Excel para somar as unidades produzidas, vendidas e produzidas com defeito com a condição de pertencerem ao mês a que dizem respeito que, de acordo com a fórmula anterior seria:

• 1 para Janeiro
• 2 para fevereiro
• 3 para Março

Deste modo, a fórmula para somar a produção do mês de janeiro poderia ser:

=SUMIF($A$2:$A$92;1;C$2:C$92)

• No primeiro argumento da fórmula introduzimos o intervalo que pretendemos avaliar, que no nosso caso é o número do mês em questão e está nas células A2 a A92.
• No segundo argumento, o mês para o qual queremos somar (1 na fórmula acima)
• E no terceiro o intervalo de dados a somar, neste caso a produção, que está nas células C2 a C92.

Adotando a mesma fórmula para as vendas e para a produção defeituosa, obteríamos a seguinte tabela que resume a informação mensalmente:

Esta informação é mais sintética e fácil de analisar. Também não depende do ordenamento dos dados de origem, que não têm necessariamente de estar ordenados cronologicamente.

Se pretendermos descobrir mais informação relevante neste conjunto de dados, e saber por exemplo:

• Quantos foram os dias em que a produção excedeu as 50.000 unidades,
• A venda média diária e
• A taxa de defeituosos.

Podemos usar as fórmulas COUNTIFS e AVERAGEIFS que calculam respetivamente a contagem e a média aritmética que respeitam uma ou várias condições.

Assim, relativamente à primeira questão, a fórmula poderia ser:

=COUNTIFS($A$2:$A$92;1;$C$2:$C$92;">"&50000)

Em que:

• No primeiro argumento introduzimos o número do mês para cada registo,
• No segundo argumento inserimos o critério, que será igual a 1, 2 ou 3 conforme o mês para o qual pretendemos executar a contagem,
• No terceiro argumento introduzimos o intervalo de células que contêm o critério que pretendemos avaliar (no nosso caso será a produção diária que está nas células C2 a C92 e finalmente
• No quarto argumento introduzimos o critério, expresso por: “>”&50000, que se deve ler como: “maior ou igual a 50000”.

A venda média diária pode ser obtida a partir da fórmula:

=AVERAGEIFS($C$2:$C$92;$A$2:$A$92;1)

Em que:

• No primeiro argumento temos o intervalo de células para o qual pretendemos obter a média (será o intervalo A2 a A92 que contém as vendas diárias),
• No segundo argumento, o intervalo que pretendemos avaliar, que corresponde ao número do mês de cada registo e está nas células A2 a A92 e, finalmente
• No terceiro argumento, o número do mês para o qual pretendemos executar a fórmula.

Por fim, para calcular a taxa média de defeituosos, podemos simplesmente dividir o número total de defeituosos pelo número total de unidades produzidas, a partir da tabela anterior.

Então, os resultados seriam os seguintes:

Estes números fornecem uma informação bastante mais útil para a tomada de decisões. Desde logo, podemos verificar que

1. Houve muitos mais dias em fevereiro em que a produção excedeu o limite de 50.000 unidades,
2. As vendas médias por dia aumentaram a partir de fevereiro e mantiveram-se num patamar próximo das 66.000 unidades,
3. A taxa de defeituosos subiu consideravelmente em fevereiro e março quando comparada com o valor de janeiro.

Quanto mais extensa (e dinâmica) for a fonte de informação destes dados maior terá de ser a capacidade do analista para obter dela o sumo que facilita a tomada de decisões de gestão bem fundamentadas.

NOTA:
Em anexo encontra-se o ficheiro que utilizei para este exemplo, que poderá descarregar se achar interessante.