Esta é uma solução Power BI que se pode aplicar à gestão de tesouraria de diversos tipos de empresas. É uma aplicação em fase de testes que avançará brevemente para o mundo real. De que funcionalidades dispõe? A visualização interativa de fluxos de caixa e saldos por conta bancária, natureza, data e divisa; a comparação entre valores planeados e reais; a análise de desvios e a definição de regras de notificação e alertas.

Publicar relatórios vs. envio de e-mails com anexos

Costumo usar as anedotas nas minhas ações de formação como exemplo da mudança que atravessamos quanto à produção e partilha de relatórios e dashboards com informação de gestão. Tal como há uns anos atrás costumávamos enviar anedotas por email aos nossos amigos e familiares – e hoje já não o fazemos porque existem redes sociais – o mesmo está a acontecer com os relatórios de gestão: vamos publicar e partilhar em vez de enviar anexos por email.
As vantagens desta nova forma de trabalhar são evidentes.

Por um lado, evitamos que os diversos destinatários da informação utilizem diferentes versões da mesma. Se tiver que alterar algum dado num relatório ou se a informação que o alimenta se altera, terei que enviar novamente o anexo para todos, de modo a assegurar que todos temos a mesma informação.

Por outro lado, porque sempre que enviamos anexos estamos na verdade a multiplicar o mesmo ficheiro por vários destinatários, o que não é muito eficiente em termos de desempenho.

Publicar e controlar quem tem acesso a informação garante que todos estão atualizados e que só quem tem permissão poderá a ela aceder.

Visualização da informação – interativa

Nesta aplicação vamos fazer uso das funcionalidades interativas das visualizações do Power BI. Navegar pela informação em busca de algo que nos interesse é mais relevante do que tentar apresentar toda a informação de que dispomos.

Assim, criámos um relatório com três páginas apenas:

• Um extrato por conta bancária, onde é possível analisar detalhadamente todos os movimentos históricos e saldos bancários. Esta é uma visualização de matriz que se assemelha às tabelas dinâmicas do Excel,
• Uma página com a análise de contas com slicers, diversos tipos de gráficos e um treemap. Aqui conseguimos analisar rapidamente de onde vem o dinheiro e para onde está a ir. Toda a informação é interativa, ou seja, o utilizador escolhe a informação que pretende analisar e pode pesquisar informação com maior ou menor granularidade,
• Por fim, uma página com análise de desvios com um slicer do tipo “chiclet” para escolha da natureza de movimentos e análise de valores absolutos e percentuais.

Destas páginas selecionamos as visualizações mais relevantes para a criação de um dashboard. O dashboard, por natureza, é sintético e contém só o que é realmente crítico.

Notificações para nos avisar quando algo importante acontece

Sendo esta uma solução de gestão de tesouraria, temos interesse em ser notificados quando um determinado indicador, por exemplo o nível de desvios face ao orçamento, se altera ou atinge um determinado valor.

Com alertas na própria aplicação web, no smart phone ou por email temos a possibilidade de agir, se for caso disso.

É possível configurar diversos tipos de notificações no Power BI. Nesta aplicação definimos que queremos ser notificados por email sempre que o desvio do orçamento em relação aos valores reais excede €20.000. Dessa forma, recebemos automaticamente um email deste género, quando isso acontece:

Esta aplicação é um sistema completo de gestão de tesouraria. Estamos a trabalhar na sua integração com diversos sistemas bancários (se é um desenvolvedor e gostaria de nos ajudar nesta área, contacte-nos) e no desenvolvimento de várias outras soluções Power BI à medida de empresas.

Se pretender testar a aplicação pode ver um resumo na janela abaixo ou agendar uma reunião, caso pretenda implementá-la na sua empresa.

Ficarei a aguardar os vossos comentários!