A eficácia máxima na gestão de inventários - como implementar já uma solução prática

A gestão de inventários é uma área crítica na gestão das organizações, pois a forma como o fazemos tem implicações directas nos resultados comerciais e financeiros.

Decidir quando encomendar, quanto encomendar e qual a quantidade a manter em stock é uma acção complexa devido aos fatores envolvidos neste processo. É aqui, novamente, que o Solver demonstra todas as suas capacidades.

O exemplo que veremos a seguir é um problema clássico de gestão de inventários. Genericamente, a gestão de inventários depende dos seguintes fatores:

A quantidade de vendas esperada para um determinado período de tempo, por exemplo, para um mês,
A quantidade a encomendar a cada período de modo a satisfazer a procura e evitar a perda de vendas por rutura de stock.

Há vários outros fatores que tornam este problema bastante mais complexo na vida das empresas.

Desde logo, a nível dos custos da gestão de inventários, teremos de considerar os seguintes:

O custo financeiro de possuir o inventário. Se a empresa recorre a financiamento externo para aquisição de inventários, terá de suportar o respetivo custo de financiamento, ou seja, os juros associados a esse financiamento. Ou, no caso de financiar o investimento com recurso a capitais próprios, o respetivo custo de capital próprio. Na prática, este custo financeiro é frequentemente calculado com base no custo médio ponderado do capital,
O custo administrativo e operacional de encomendar e gerir fisicamente o inventário. Cada encomenda tem um custo associado com o trabalho de encomendar e a cada encomenda há também um custo referente à receção do inventário e seu manuseamento e manutenção em armazém.

E, claro, a nível operacional e comercial há também diversos aspetos que dificultam ainda mais a gestão eficaz dos inventários:

A procura varia de período para período tornando difícil a implementação de sistemas de gestão de aprovisionamento,
Os prazos de entrega também variam em função de fatores pouco controláveis pela entidade compradora,
A qualidade dos inventários pode ser mais ou menos estável,
A empresa dispõe de uma área de armazenamento limitada e as necessidades de expansão, pontual ou permanente, podem ser difíceis ou onerosas.

Tendo em conta estas limitações, não devemos desistir de colocar em prática modelos de gestão e otimização de inventários. Poderá ser necessário começar por um método de previsão da procura robusto e pelo conhecimento apurado do mercado e das características operacionais em que a empresa trabalha, mas tendo em conta que os benefícios de uma boa gestão de inventários são tangíveis, o investimento compensará.

Vejamos o seguinte exemplo: uma empresa comercializa 10 produtos diferentes, cuja procura mensal, em unidades é a seguinte:

Assumindo que o custo administrativo por cada encomenda é de €1 e que o custo médio ponderado do capital (WACC) é de 12%, qual o plano de compras que minimiza o custo total (administrativo e de posse de inventários) e simultaneamente mantém o nível de inventário necessário para satisfazer a procura?

O objetivo será minimizar o custo total de inventário, que resulta da soma do custo administrativo com o custo de posse do inventário.

Assim, para chegarmos a este valor, teremos:

Custo administrativo será igual ao número de encomendas multiplicado pelo custo de cada encomenda,
Custo de posse de inventário será igual à multiplicação do inventário médio mensal pelo custo médio ponderado do capital.

Portanto, o custo administrativo varia proporcionalmente em relação ao número de encomendas, mas o custo financeiro de posse de inventário varia em função do inventário médio. Assim, quanto mais encomendas realizarmos, com quantidades mais pequenas por encomenda, menor será o inventário médio e, consequentemente, menor será este custo.

Vejamos este efeito em formato gráfico para o Produto 1:

Como se pode observar neste gráfico, o custo total de posse de inventário cai abruptamente à medida que o número de encomendas aumenta, porque o efeito de redução do inventário médio mais do que compensa o custo administrativo. No entanto, a partir de um determinado número de encomendas, visualmente diríamos a partir de 15 encomendas por mês, o custo total aumenta porque a diluição do custo financeiro deixa de ser suficiente para compensar o aumento do custo administrativo.

Os restantes produtos seguem um padrão semelhante, o que significa que o custo total de posse de inventários para a empresa também adota este tipo de relação.

Para resolver este problema utilizando o Solver, teríamos os seguintes parâmetros:

Como única restrição, temos a obrigação de manter um número inteiro para o número de encomendas. Repare também que no nosso modelo calculamos a quantidade a encomendar dividindo a procura mensal em unidades pelo número de encomendas, o que significa que independentemente do número de encomenda, a quantidade a encomendar a cada mês será sempre a mesma.

A questão é saber qual o número ótimo de encomendas por mês e por produto. Por isso, e tendo em conta que a relação entre as variáveis de decisão e a célula objetivo não é linear vamos escolher o método GRG Nonlinear para resolver o problema.

Este modelo de planeamento e gestão de inventários é muito simples, como referimos acima, mas já nos permite ter uma ideia do tipo de questões que se levantam quanto a custos administrativos e financeiros de posse de inventários. Na vida real das empresas, poderíamos desenvolver este modelo acrescentando-lhe restrições como: