Com o uso de dashboards conseguimos que a análise dos negócios seja mais organizada, concentrando apenas num lugar os recursos para obter e gerar informação.

Quando pretendemos acompanhar a evolução de um ou vários indicadores, que consideramos importantes para a gestão do nosso negócio, tendemos a criar listas ou tabelas (normalmente em Excel) e, não raras vezes, gráficos de suporte. Depois enviamos tudo por email e temos reuniões, em que cada um leva os seus “mapas” e relatórios.

Em consequência, criamos demasiados dados dispersos, temos versões diferentes de powerpoints e corremos o risco de não fazer chegar a informação certa às pessoas certas.

A primeira vantagem deste uso é a ampliação da visibilidade do negócio. Sabemos o que acontece em tempo real e, com isso, estamos preparados para saber o que está bem e atuar sobre o que está menos bem.

Se estivermos, por exemplo, a controlar as vendas de uma cadeia de lojas, podemos, no mesmo “quadro”, saber quantas vendas foram feitas numa determinada loja, quais os artigos mais vendidos, etc…

Depois de estabelecermos as métricas, podemos acompanhar de forma simples a evolução dos indicadores. As decisões passam a ser mais fáceis de tomar e nota-se uma melhoria significativa dos resultados da empresa. O uso de dashboards também facilita o trabalho dos colaboradores, pois a concentração da informação elimina o envio de múltiplos emails entre si e entre áreas ou departamentos, bem como arquivos repetidos ou informação guardada em diferentes locais. Voltando ao nosso exemplo, podíamos ficar a saber quantos artigos temos em stock e quando vamos precisar de produzir mais.

Outro uso relevante para um dashboard é na análise de grandes volumes de dados. Através desta ferramenta, as informações retiradas desses volumes de dados tornam-se rapidamente acessíveis e inteligíveis para todos os que estão envolvidos em tomadas de decisão.

Quando temos a informação disponível num mesmo painel, acessível a partir de uma plataforma comum, conseguimos obter ganhos de produtividade e eficiência, uma vez que o tempo gasto na procura e consolidação dos dados para medir o cumprimento de objetivos reduz significativamente. Por outro lado, a comunicação entre os agentes envolvidos é facilitada, pois, a partir de uma mesma plataforma, podem analisar os mesmos dados, mesmo que estejam fisicamente distantes entre si.

Ao diminuir o tempo de acesso a informações e apresentar mais e melhores dados de forma simplificada aos decisores, as decisões a tomar serão mais adequadas às variações de tendências de mercado ou ao comportamento do cliente, por exemplo, potenciando assim melhores resultados.

Daqui se conclui que o uso de um dashboard contribui significativamente para melhorar a performance do negócio, uma vez que torna o trabalho mais eficiente e eficaz.

Os 4 tipos de dashboards mais usados

Qualquer dashboard vale, apenas, pelo valor da informação que dele se pode retirar. Por isso, quanto melhor forem os dados que lhe estão subjacentes, quanto mais clara for a mensagem que queremos transmitir e quanto melhor for a sua apresentação, mais perto estaremos de tomar as decisões críticas acertadas.

Os dashbords são instrumentos valiosos na gestão moderna, não só pela interatividade que proporcionam, seja entre analistas e dados, mas também pela simplicidade visual que oferecem ao decisor. De facto, como sabemos, a decisão tem de ser otimizada na forma e no conteúdo. Assim, a relevância dos dashboards cresce com a evolução tecnológica, porque onde antes havia um trabalho manual na produção de relatórios que mostravam indicadores dispersos por área ou departamento, hoje há toda uma dinâmica no processo de análise e de decisão que representa uma redução drástica dos custos associados a este processo.

É, assim, possível visualizar, em simultâneo, uma grande variedade de informações críticas e no mesmo “ambiente” se houve o recurso à utilização de dashboards. Esta facilidade permite que os dados sejam transformados em informação, em tempo real, levando a que a estratégia se adapte rapidamente às mudanças e que os objetivos sejam atingidos com mais rapidez. E como «tempo é dinheiro», vale a pena conhecer os 4 tipos de dashboards mais utilizados.

Dashboard Analítico

O dashboard analítico tem como propósito avaliar se os objetivos determinados estão em linha com a tendência da evolução dos indicadores.

Uma vez que os dados são fácil e rapidamente atualizáveis, é possível identificar o impacto das decisões internas e de como isso afeta o mercado e a concorrência. Desta forma, torna-se importante inferir os desvios e atuar com maior rapidez sobre eles.

O Google Analytics é um bom exemplo de uma ferramenta que produz dashboards analíticos. Esta ferramenta permite visualizar métricas de Marketing, com apresentação de dados, desde os acessos ao site até às vendas online com indicadores sobre taxas de conversão, publicidade e visualização de navegação, etc.

Dashboard Executivo

O dashboard executivo coloca à disposição do decisor informação que está tratada e formatada, para simplificar o processo de decisão. Este dashboard apresenta recursos gráficos e visuais que permitem a compreensão da informação que se quer transmitir.

É usado para monitorizar indicadores e KPI’s (Key Performance Indicator), de forma a observar e medir o desempenho de um ou vários processos.

Este dashborad de negócios é ágil e capaz de estruturar rapidamente estratégias e decisões rápidas e precisas, mas precisa que os dados sejam atualizados com intervalo de tempo curtos para garantir a competitividade das ações. Normalmente estão baseados nas principais metodologias de gestão, como, por exemplo, o Balanced ScoreCard. Através deste tipo de dashboard, todos os decisores podem ter acesso a dados importantes para a avaliação de novas oportunidades de melhoria ou até do crescimento do negócio.

O dashboard executivo é eficiente ao ponto de simplificar todo o fluxo de dados, reduzindo burocracias e acrescentando valor.

Dashboard de Gestão de Projetos

Com este dashboard é possível acompanhar toda a evolução do projeto, incluindo a evolução de cada fase, o cronograma, as atividades previstas, as interdependências e a percentagem de conclusão.

Podem ser combinadas técnicas que facilitam a compreensão das informações, como a formatação condicional, referências e gráficos, etc., reduzindo riscos e otimizando recursos.

Dashboard Operacional

O dashboard operacional é utilizado por equipas de trabalho, com foco em determinados processos, possibilitando análises específicas. Estas equipas conseguem identificar, por meio dos dados fornecidos, problemas pontuais e/ou tendências negativas que podem estar a acontecer, viabilizando, assim, a correção ou a solução do problema identificado.

Em resumo, os dashboards são painéis de informações que mostram de forma gráfica indicadores e processos de negócio de uma empresa. Estes painéis contêm indicadores, gráficos, relatórios e filtros específicos, mas devem apresentar a informação alinhada com o seguinte:

• As informações devem vir de fontes de dados confiáveis, organizadas e tratadas para aquele fim,
• As informações devem estar contidas numa única tela,
• As informações relevantes devem ser ordenadas de acordo com a sua importância para atingir o objetivo da criação do dashboard,
• A disposição gráfica deve permitir chegar a uma conclusão rapidamente, ou seja, com os dados ou indicadores espelhados, deve ser possível alcançar uma visão completa da mensagem que se quer transmitir,
• A disposição gráfica deve, também, permitir que de forma simples, com atualizações automatizadas, a análise dos dados seja realizada, por diversos agentes, mas principalmente por quem toma as decisões.

O uso de ferramentas de Business Intelligence pode proporcionar à sua empresa o aumento da competitividade e destacar-se da concorrência. Aproveite para falar connosco e ficar a saber como podemos ajudá-lo a alcançar os seus objetivos.