Quando falamos em processo de construção de modelos financeiros, é normal existir algum tipo de improvisação e iteração durante todas as suas fases. É em empresas com uma cultura organizacional menos formal e onde existem diversos participantes na construção do modelo, que, normalmente, se verifica esta situação.

Em todo o caso, o processo de desenvolvimento de modelos financeiros deverá incluir as seguintes etapas:

1. Construir folhas (ou separadores de folhas de cálculo) com todas as variáveis de input e output. Estas folhas devem contemplar os pressupostos do modelo, organizados por categorias, as demonstrações financeiras e indicadores de viabilidade;
2. Preencher pressupostos de teste ou pressupostos base, que sirvam para testar a funcionalidade básica do modelo;
3. Criar separadores com os cálculos. Se o modelo for suficientemente complexo para o exigir, devem ser criados diversos separadores de cálculos por categoria. Por exemplo, deve existir pelo menos um separador com dados comercias, como cálculos de faturação por produto, margens de contribuição, preços, etc.; um separador para calcular depreciações por classe de ativos; um separador para calcular tabelas de financiamento; um separador para calcular gastos com o pessoal, entre outros;
4. Transpor os cálculos para um separador de resultados, evitando ao máximo misturar cálculos com resultados na mesma área de trabalho;
5. Testar o modelo e corrigir erros. A partir dos dados de teste, devem analisar-se os cálculos e os resultados de formar a procurar-se erros o mais cedo possível;
6. Se os destinatários do modelo são outras pessoas, além de nós próprios, pode fazer sentido pensar-se em criar uma interface de utilização com comandos práticos que facilitem a introdução de dados, se for o caso, a leitura de resultados ou a execução de tarefas práticas, como a seleção de cenários, a impressão de indicadores de viabilidade, gráficos, etc.

Melhores práticas de utilização de folhas de cálculo em modelos financeiros

A maior parte dos modelos financeiros são construídos a partir de folhas de cálculo - e não me refiro apenas a folhas de cálculo do Excel. Por exemplo, o Google Sheets dispõe de funcionalidades muito interessantes e que de certa forma são até superiores às do Excel, além de ser gratuito, pode ser um bom instrumento para a construção de modelos financeiros.

A experiência acumulada na construção de modelos financeiros recomenda a adoção de algumas boas práticas, que facilitam a eficiência e permitem evitar erros perigosos:

1. Definir quem tem a responsabilidade máxima pelo modelo. É possível que o modelo conte com a participação de diversos intervenientes, com diferentes tipos de contribuição, mas apenas uma pessoa deve ser o responsável máximo pelo modelo;
2. Se várias pessoas trabalharem em conjunto na construção do modelo, é preferível separar o modelo em partes, para que cada um possa aceder e editar apenas aquelas partes que lhe interessam. Esta solução evita que, por lapso, se alterem valores ou fórmulas de áreas de outros colegas;
3. Desenvolver e manter um controlo de versões. À medida que a construção do modelo vai avançando, deve ser possível controlar versões anteriores. Esta prática permite que se acompanhe a evolução do modelo e, se necessário, repor uma versão anterior. Atualmente, as versões online das folhas de cálculo efetuam automaticamente o controlo de versões;
4. Manter um registo de quem fez o quê. Este registo, também conhecido como log, pode ser incluído num separador específico dentro do próprio modelo contendo uma linha por cada alteração significativa ao modelo com colunas para a data, descrição e iniciais do responsável;
5. Evitar criar hiperligações (links) externas a outros ficheiros. O Excel dispõe da funcionalidade de recolher e sincronizar dados de outros ficheiros Excel. No entanto, estas ligações são facilmente corrompidas, se a estrutura das pastas onde estão guardados os ficheiros de origem ou se os próprios nomes dos ficheiros se alterarem. Sempre que possível, os dados devem ser independentes deste tipo de ligações;
6. Evitar introduzir manualmente dados dentro de fórmulas. Sempre que possível, os cálculos efetuados a partir de fórmulas devem utilizar os dados de outras células e nunca números introduzidos manualmente  nas fórmulas (hard coded). Se os dados de origem se alterarem, as fórmulas recalcularão os resultados, evitando-se assim que os dados fiquem esquecidos e praticamente invisíveis dentro das fórmulas;
7. Evitar copiar e colar linhas ou colunas por arrastamento em intervalos de grandes dimensões. Muitas vezes, o analista copia fórmulas, formatação e valores de uma linha para as linhas à direita. Este processo, embora prático, sofre de um problema potencialmente grave: a destruição da integridade das fórmulas. É possível que as referências a células contidas nas fórmulas tenham de ser fixas e não relativas, isto é, que se “fixe” a referência a uma única célula mesmo se arrastada para a direita. Noutros casos, existem colunas escondidas pelo meio que podem também ser afetadas por este processo;
8. Utilizar intervalos nomeados. Os intervalos nomeados são uma funcionalidade que oferece diversas vantagens à construção de modelos, dado que facilitam a leitura e redação das fórmulas. Esta virtude é ótima, quando o modelo não é usado durante algum tempo e já não nos recordamos de alguns pormenores. Por outro lado, a situação referida no número anterior deixa de existir quando criamos um intervalo nomeado para uma linha inteira de valores, como por exemplo, para referir um índice de inflação para todo o horizonte temporal do modelo;
9. Simplificar as fórmulas. Em vez de mega fórmulas com várias linhas, é preferível utilizar fórmulas mais pequenas em várias células. Assim, a lógica de cálculo será mais simples e se for necessário rever os cálculos, tudo será mais fácil;
10. Construir o modelo como um livro. Tal como lemos da esquerda para a direita num livro, o mesmo princípio deve ser aplicado ao modelo, isto é, à esquerda devem ficar os pressupostos (inputs), no meio os cálculos e à direita os resultados (outputs).