A previsão de vendas é um tema que mistura arte com ciência, ou dito de outra forma, equilibra-se, de um lado, com a arte da “adivinhação” e, do outro, com a ciência da análise de dados. Tudo isto agregado a um outro fator: a confiança de que as previsões se vão tornar realidade. O conceito que queremos abordar é, naturalmente, o “científico”, mas não podemos esquecer, no entanto, que «prognósticos só no fim do jogo».
Os softwares de gestão que, normalmente, são usados pelas empresas, incluem vários tipos de ferramentas, que ajudam no processo de tomada de decisão com base em dados. No entanto, para aquelas empresas que não têm esses recursos, o Excel pode ser uma solução de baixo custo e fácil utilização.

Para fazermos a previsão de vendas no Excel 2016, temos de ter dados históricos. No Excel 2016, no separador Dados, temos à nossa disposição a ferramenta de Folhas de Previsões. Ao usar este recurso, o Excel cria uma nova folha de cálculo que contém ambas as uma tabela de valores de históricos e previstos e um gráfico que expresse estes dados. Uma previsão pode ajudá-lo prever coisas como vendas futuras, requisitos de inventário ou consumidor tendências.

A nossa base de trabalho tem de ter duas séries de dados: uma série com entradas de data, por exemplo, para a linha cronológica e outra série com os correspondentes valores. É com base nestes valores que serão previstos os valores futuros. É necessário ter em atenção que a linha cronológica tem de estar espaçada uniformemente. Por outras palavras, a linha cronológica precisa de intervalos consistentes entre os seus pontos de dados. Por exemplo, intervalos mensais com valores no 1º dia de cada mês, intervalos anuais ou intervalos numéricos. No nosso exemplo, vamos adotar intervalos mensais.

De seguida, no separador Dados > Previsão > Folha de Previsões abre-se a seguinte caixa:

Aqui chegados, temos de decidir como queremos visualizar os dados. Por defeito, o Excel escolhe o gráfico de Linhas mas podemos optar pelo Gráfico de colunas, para a representação visual da previsão. Outra decisão que temos de tomar é em relação ao período da previsão, isto é, a sua data fim.

Antes de criar o gráfico, podemos modificar a apresentação da previsão. Para o efeito basta carregar no botão Opções, que está no canto inferior esquerdo da caixa aberta.

Neste campo, temos vários elementos que podemos personalizar.

Vamos analisar alguns:

• Inicio da previsão

Podemos escolher a data de inicio da previsão, mas devemos ter em atenção apenas os dados antes da data de início são utilizados na previsão (por vezes referida como "o modelo de reconstituição"). Se os nossos dados forem sazonais, é aconselhável que iniciemos uma previsão antes do último ponto do histórico.

• Intervalo da Linha Cronológica

Podemos mostrar ou ocultar o intervalo de confiança. O intervalo de confiança é o intervalo adjacente a cada valor previsto, no qual são esperados 95% do valor estimado com base na previsão (com distribuição normal).

• Preencher Pontos em Falta Utilizando

Por defeito, o Excel utiliza a interpolação para processar os pontos em falta. Isto significa que um ponto em falta será concluído como a média ponderada dos respetivos pontos vizinhos, desde que estejam em falta menos de 30% dos pontos. Para tratar os pontos em falta como zeros à esquerda, clique em Zeros na lista.

• Agregar Duplicados Utilizando

Quando existem valores iguais, o Excel aplica a média dos mesmos. Podemos escolher outros métodos de cálculo, como a mediana ou a soma, por exemplo.

• Sazonalidade

A sazonalidade é o número de pontos do modelo sazonal e, por defeito, é detetada automaticamente. Também podemos definir manualmente a sazonalidade, mas devemos ter em atenção que com menos de 2 ciclos, o Excel não consegue identificar os componentes sazonais.

Definidos estes (e/ou os outros) parâmetros, clicamos em Criar e o Excel cria uma nova folha de cálculo que contém as colunas de Previsão, em valor, e as colunas de Limite de Confiança, inferior e superior.

Veja-se a figura seguinte:

Com esta ferramenta da previsão com base em dados históricos é retirada a arte e é acrescentada a ciência. Para quem decide, este aspeto é muito importante, tanto mais que a previsão de vendas está, muitas vezes, na base de toda a estratégia de uma empresa.

Agora, vamos ver com o criar um gráfico de previsão se vendas sem recorrer ao recurso Folhas de Previsões.

O simples gráfico de previsão de vendas

O Gráfico de Previsão de Vendas é interessante, na medida em que é uma dificuldade comum mostrar dados reais e a previsão desses mesmos dados num só elemento gráfico.

De que números precisamos? Não é necessário um sólido conhecimento em contabilidade ou finanças para se fazer uma previsão de vendas. Na verdade, o que realmente precisamos é da nossa capacidade de fazer “estimativas” suficientemente reais, baseadas na informação de que dispomos. Quanto mais a previsão se aproximar da realidade, melhor será a gestão do nosso negócio.

Aqui vamos dar um exemplo de uma previsão básica, mas que serve de explicação para o processo de construção do gráfico e das metodologias que se verificam em situações de maior complexidade. No nosso exemplo, temos uma lista de dados com três colunas: uma com os meses em questão, outra com as vendas realizadas e outra com as vendas previstas.

O gráfico que teremos será um simples gráfico de linhas, mas que vai apresentar apenas uma única linha, conforme figura abaixo.

E porque é que isto acontece, se temos duas colunas de dados? Se repararmos novamente, na nossa lista, o valor do mês de setembro é coincidente. Desta forma, é como só tivéssemos uma coluna e, por conseguinte, uma linha. Conforme mostra a figura, a azul estão representados os valores das vendas e a laranja os valores da previsão.

Podemos, agora, dar um toque no aspeto visual do gráfico para ser melhor legível. Assim, vamos mostrar a primeira parte da linha (série de dados real) a azul, enquanto o resto da linha (previsão) será uma linha vermelha tracejada.

Para isto, selecionamos a série de dados «previsão» e em Formatar Série de Dados > Opções de Série > Linha alteramos a Cor da mesma para vermelho, ou outra que acharmos adequada. De seguida, temos de alterar o Tipo de traço para dar o efeito pretendido. Uma vez que esta linha pode apresentar “falhas” nos pontos, isto é, nos meses a que diz respeito, podemos criar um marcador para esses mesmos pontos em Formatar Série de Dados > Opções de Série > Marcador > Opções de Marcador > Incorporado.

Eis como poderá ficar o nosso Gráfico de Previsão de Vendas:

De uma forma fácil, conseguimos apresentar a nossa previsão, sem que para isso tenha sido preciso mais do que uma simples folha de cálculo.
De notar que os valores inseridos na coluna de previsão não seguiram nenhuma lógica. Mas, e se quiséssemos dar mais sentido à nossa previsão? Por exemplo, definir uma percentagem de crescimento para as vendas com base no mês anterior?
Vamos utilizar os dados da tabela seguinte para construir o gráfico, baseado, então, numa taxa de crescimento em relação ao mês anterior, tendo como ponto de partida o mês de janeiro.

Assim, só nos interessa a coluna dos meses e a coluna da previsão. Já sabemos como selecionar colunas separadas, mas vamos relembrar. Em primeiro lugar, selecionamos a coluna dos meses e, pressionando a tecla em CTRL, selecionamos a coluna da previsão, conforme figura abaixo.

Só nos resta inserir o gráfico de Linhas, que é aquele mais adequado à nossa mensagem. No separador Inserir > Gráfico Recomendado > Gráfico de Linhas e já está. O resto, é a formatação que acharmos necessária para que a nossa mensagem chegue ao seu destinatário da maneira mais simples e entendível possível.

Melhor informação permite tomar melhores decisões, e é por isso que a análise de dados é um assunto que tem vindo a provocar uma verdadeira revolução nas ferramentas de Business Intelligence e ao qual continuaremos a dar atenção.