Em qualquer empresa, a tarefa de preenchimento de contratos de trabalho é morosa, aborrecida, repetitiva e sujeita a erros. Quando maior for a empresa e, por consequência, as suas necessidades em termos de novas contratações, maior será o período de tempo que os colaboradores terão que investir nela.

Foi a pensar nesta “dor” que tantas empresas têm no seu departamento de recursos humanos, particularmente, na contratação de novos colaboradores, que o nosso especialista em automação, o Diogo Amorim, desenvolveu uma solução inteligente, com recurso à ferramenta Power Automate, a qual o convidamos a ver no vídeo abaixo:

Neste vídeo, explicado de uma forma perfeitamente compreensível, foi possível ver em tempo-real o funcionamento de um fluxo de automação alojado na nuvem (cloud), descrevendo-se nas seguintes etapas:

1. Um modelo de contrato de trabalho em Word (formato .docx) com os campos a preencher devidamente parametrizados e que identificam onde deverá ser inserida a informação;
2. Um ficheiro em formato de Excel, com informação fictícia de novos colaboradores a admitir na empresa, criada para o efeito de demonstração (nome completo, estado civil, nº de documento de identificação, NIF, morada completa, funções a desempenhar, remuneração, subsídio de almoço, datas de início e de fim de funções, período experimental, local e horário de trabalho, horário de trabalho, dias de férias e ainda a data de assinatura do contrato);
3. Após leitura da coluna “ContratoCriado” do documento de Excel e reconhecimento do valor “Não”, o preenchimento do modelo e criação de novos documentos Word com informação importada do ficheiro de Excel;
4. Conversão dos documentos Word em formato PDF;
5. Envio do contrato de trabalho em PDF por e-mail para cada um dos novos colaboradores, para impressão, assinatura, digitalização e devolução pela mesma via.

Como foi possível observar, a tarefa foi totalmente executada de forma automatizada, num intervalo de tempo extremamente reduzido, de cerca de 1 minuto e 30 segundos, incomparável ao tempo que um humano demoraria para, manualmente, preencher e criar 7 novos contratos de trabalho e convertê-los para PDF.

A utilização de fluxos de automação desta natureza nos departamentos de recursos humanos das organizações, permite-lhes reduzir significativamente o tempo investido em tarefas de elevado volume, executadas de forma rotineira e manual, em processos como o onboarding e offboarding, gestão de informação de funcionários, gestão da assiduidade e ausência (pedidos de férias, por exemplo), gestão de recrutamento, compensações, validação de registos temporais, ganhos e deduções, pagamentos, entre outros, verificando-se um claro aumento da produtividade e bem-estar dos seus colaboradores, que passam a estar focados noutras tarefas de maior valor estratégico.

O que é o Power Automate?

O Power Automate é uma ferramenta de automação e simplificação de tarefas repetitivas e processos sem papel, disponibilizada pela Microsoft na sua Plataforma Power, onde a Portal Gestão, assenta a sua principal atividade de formação e consultoria a empresas nacionais e internacionais.

A Portal Gestão está posicionada em facilitar e acelerar a automatização de tarefas repetitivas de elevado volume em todas as organizações, de ponta a ponta. Se tem interesse nas nossas soluções de automação inteligente, por favor, contacte-nos.