A escolha de um novo colaborador para ocupar uma determinada vaga de emprego é um momento crucial no departamento de recursos humanos de qualquer empresa, sendo fundamental que o processo de recrutamento e seleção seja executado de forma organizada, ágil, otimizada e com elevado nível de qualidade. Hoje, trago-vos uma aplicação empresarial que simplifica e automatiza este processo. Vejamos, ecrã a ecrã, o que permite fazer:

Candidatos

Pode visualizar aqui todas as pessoas que se candidataram para vagas de emprego na empresa, a data de candidatura e a fase em que se encontram no processo de recrutamento. É possível filtrá-los por nome, endereço de e-mail, número de telemóvel e por fase.

Os candidatos favoritos são destacados na listagem com um “coração” branco em fundo verde. Pode consultar rapidamente o CV de cada candidato, tal como enviar uma mensagem ao mesmo pelo Microsoft Teams, ou caso prefira, efetuar uma chamada pela mesma aplicação. Clicando (ou tocando) sob o número de telemóvel, poderá ligar telefonicamente ao candidato através da sua aplicação preferida (ex.: Skype). Clicando sob o ícone “correio”, poderá enviar um e-mail ao candidato diretamente a partir da aplicação:

Pode adicionar novos candidatos, assim como editar a informação de candidatos existentes.

A partir do ícone “…” disponível no canto superior esquerdo de cada ecrã, é possível navegar para qualquer ecrã da aplicação.

Vagas

Permite visualizar e gerir todas as vagas de emprego abertas (ou fechadas) por departamento, assim como as datas de abertura e de fecho de cada vaga.

Pode rapidamente adicionar novas vagas a partir deste ecrã:

Antes do início de qualquer processo de seleção, assim como no momento de anunciar uma determinada vaga em aberto, é importante que o entrevistador possua todas as informações sobre a mesma, tais como as responsabilidades e as atividades diárias, os conhecimentos e as competências específicas necessárias ao cargo assim como os benefícios oferecidos, tipo de vaga (híbrida, remota e presencial), local de trabalho (no caso de híbrida ou presencial), carga horária (a tempo inteiro ou parcial), salário, data de início de funções, duração do contrato e o período experimental.

Entrevistas

Permite visualizar todas as entrevistas, realizadas e agendadas, podendo filtrá-las por candidato, vaga ou etapa (1ª, 2ª ou 3ª entrevista).

Sendo possível agendar novas entrevistas com qualquer candidato e vaga listados na aplicação, estas contam com diversas informações úteis, desde a data e hora de início e de fim (podendo verificar a sua disponibilidade no seu calendário ao clicar no ícone de calendário), aos entrevistadores, modalidade (live streaming, presencial ou telefónica), à localização (no caso de presencial).

Após submeter a informação adicionada, poderá criar um evento automaticamente no seu calendário do Outlook e enviar, também de forma completamente automática, o convite para o candidato, bastando para isso, clicar ou tocar em “Sim”. No caso de ter agendado uma entrevista via Live Streaming, poderá, posteriormente a criar o evento automaticamente no seu calendário, copiar o link de acesso à sala virtual do Microsoft Teams para a entrevista, que fica imediatamente disponível no ecrã de Entrevistas.

No momento da entrevista, os entrevistadores, poderão recorrer às diversas questões pré-definidas para a entrevista que têm o objetivo de agilizar o processo de colocação de perguntas ao candidato, servindo como um guião, recolhendo, ao mesmo tempo, as respostas às mesmas. Estas questões pretendem aferir a formação superior assim como outra formação relevante do candidato, a função atual (ou se desempregado), os anos de experiência profissional em funções similares, os idiomas falados e escritos, a expectativa salarial e a disponibilidade para início de funções, além de outras informações que vão de encontro às necessidades específicas de recrutamento e seleção da Portal Gestão, questões essas que podem ser totalmente personalizadas a pedido do cliente. O entrevistador pode adicionar comentários sobre a entrevista e indicar se pretende que avance para a etapa seguinte, nomeadamente, para a 2ª ou 3ª entrevista (uma vez mais, totalmente personalizável). No final, pode adicionar a sua recomendação, de contratar ou não contratar o candidato.

Numa visão integrada, poderíamos ir mais além e criar um fluxo de automação no Microsoft Power Automate que enviasse um e-mail rápida e automaticamente para o candidato com o feedback da entrevista, mantendo-o sempre atualizado do seu progresso no processo de recrutamento. Esta comunicação automática, quer positiva, quer negativa, contribui para uma melhor experiência e proximidade do candidato com a empresa.

Departamentos

Nesta última área da aplicação, pode visualizar, criar e editar os departamentos da empresa.

Com esta Power app, acessível, de forma segura, por computador, tablet ou smartphone, é, assim, possível gerir, de forma totalmente digital, centralizada, intuitiva, eficiente e automatizada, todos os dados dos processos de recrutamento e seleção, verificando-se uma simplificação, otimização e aceleração dos mesmos, representando uma poupança significativa do tempo investido desde a triagem às propostas de emprego (e tempo é dinheiro), que poderá ser alocado a outras tarefas de maior valor estratégico como a retenção de talentos, por exemplo; uma maior adequação do perfil do candidato à vaga; assim como uma redução drástica da burocracia e das tarefas repetitivas, quando realizado da maneira tradicional, que compreende o preenchimento de vários relatórios em diferentes etapas até se alcançar o veredicto final e o envio manual de e-mails para os candidatos. Rapidamente identificará o candidato com o perfil necessário para determinada vaga, convidá-lo-á para a próxima etapa e efetuará uma contratação assertiva. Os candidatos não selecionados não são descartados e permanecem guardados em banco de dados para futuros processos de recrutamento e seleção. Os benefícios da utilização desta aplicação são imediatos.

A simplicidade desta aplicação permite que a mesma possa ser utilizada por qualquer pessoa, e as suas funcionalidades podem ser adaptadas e melhoradas, para dar uma melhor resposta às necessidades dos seus utilizadores. A Portal Gestão disponibiliza o serviço de consultoria em Power Apps, para a criação de aplicações customizadas às necessidades do cliente e adaptadas à realidade da sua empresa. Contacte-nos para saber mais.