Uma das nossas aplicações em Excel para análise financeira está agora disponível também para Google Sheets. Esta é uma solução pedida por vários utilizadores que, porque não utilizam o sistema operativo Windows e o Microsoft Excel, necessitam de uma alternativa que lhes permita usufruir das mesmas potencialidades de cálculo, análise e apresentação da aplicação original.

O Google Sheets há muito que deixou de ser uma “imitação humilde do Excel”. Na verdade, ele oferece algumas vantagens difíceis de bater e é já um sério candidato à sua substituição em muitas empresas. Neste artigo vamos ver como aproveitamos essas vantagens nas nossas aplicações.

Liberdade para escolher o sistema operativo

Para utilizar o Google Sheets basta ter uma conta gratuita Google, por exemplo, uma conta Gmail. Com essa conta, ativa o Drive e terá acesso às aplicações Docs (editor de texto), Sheets (folha de cálculo), Apresentações (parecido com o PowerPoint), Formulários, Fusion Tables (base de dados) e a cerca de 15 GB de armazenamento gratuito.

Isto é tudo inteiramente gratuito e independente do sistema operativo. Assim, pode utilizar Mac, PC, Tablet com o sistema operativo que quiser e todas estas ferramentas estarão a funcionar a 100%.

Familiaridade (e facilidade) de utilização

Todas estas aplicações são “inspiradas” no MS Office. Na verdade, elas são quase iguais. Isto significa que pode utilizar as mesmas fórmulas do Excel que já conhece sem ter necessidade de aprender a trabalhar com uma nova ferramenta.

É possível mesmo importar e exportar folhas de cálculo do Google Sheets de e para o Excel sem perdas de funcionalidade significativas.

Por outro lado, e no caso concreto da aplicação Análise Financeira, foi possível acrescentar a funcionalidade de escolha do número de períodos históricos e previsionais. Após instalar a aplicação, as suas folhas de cálculo terão um menu adicional que dá acesso a uma barra lateral com as seguintes opções:

Em poucos segundos terá na sua folha de cálculo o modelo que permite construir a análise financeira à sua medida, isto é, para uma empresa com um determinado nome, e para os períodos escolhidos por si.

Possibilidade de testar a versão demo

Com a introdução das aplicações nas versões para Google Sheets, deixámos de trabalhar com ficheiros que funcionam dentro de um computador para trabalharmos com um browser e uma página web. Isso permitiu-nos oferecer aos utilizadores a possibilidade de testarem versões demo durante uma semana.

Durante esse período, poderão aceder às aplicações com algumas limitações. No caso da Análise Financeira e da Previsão de Tesouraria, as fórmulas não estão ativas. No caso da Conciliação Bancária, apenas os primeiros 20 registos são reconciliados. Em todo o caso, os utilizadores podem ver como tudo funciona antes de decidirem adquirir uma licença.

Por outro lado, as licenças para Google Sheets funcionam numa base anual. Mais uma vez, estamos a tratar o software como um serviço o que o posiciona de forma diferente à que estamos acostumados. Por um lado, fazer download de um ficheiro que será nosso “para sempre” tem a vantagem de não estar limitado no tempo, uma vez que a aplicação nele contida nunca deixará de funcionar. Por outro, também é verdade que ele se tornará obsoleto e mais cedo ou mais tarde teremos de adquirir uma versão mais atual. Ora, adquirir uma licença anual garante-nos que teremos sempre a versão mais atualizada da aplicação que estivermos a usar e que o montante do investimento é fracionado. É quase como comprar um produto às prestações.

Utilização de dois idiomas

Todas as nossas aplicações para Google Sheets estão disponíveis em Inglês e Português. De forma automática, a aplicação deteta se o seu idioma é o Português (de Portugal ou do Brasil) e funciona nesse idioma. Se o seu idioma não for o Português, a aplicação irá funcionar em Inglês por defeito. Também é possível escolher um destes idiomas, conforme a sua preferência.

Interação com outros serviços da Google

Esta é provavelmente a mais interessante das funcionalidades do “Universo Google”: a possibilidade de interagir com outros sistemas como o Gmail, o calendário, o Youtube, o Google Plus, o Finance, entre outras.

Na aplicação Previsão de Tesouraria, por exemplo, é possível definir lembretes, que lhe enviarão emails com os pagamentos e recebimentos no dia em que estiverem previstos ocorrer. Há muitas outras possibilidades a explorar no domínio da integração com outras aplicações web, mas vamos deixá-las para depois das férias…