Kanban é uma palavra de origem japonesa e significa cartão ou sinalização. Quando aplicado em gestão, o conceito é Cartão de sinalização. É também conhecido como Gestão Visual. No artigo de hoje, vamos ver como surgiu e como se utiliza esta metodologia tão simples e prática.

 KANBAN – o que é

O método Kanban foi concebido como uma alternativa à agilidade organizacional (já abordada em artigos anteriores). Contrariamente às grandes mudanças, o método Kanban propõe uma abordagem evolucionária, onde pequenas melhorias são integradas no desenvolvimento do produto ou na prestação de um serviço. O Kanban foi criado pela Toyota, na década de 1960, numa altura em que a empresa enfrentava um momento crítico da sua existência. Para fazer face a esse período negativo, os gestores da Toyota criaram duas metodologias (inspiradas em Henry Ford). A primeira, foi o “Just in Time” (JIT), um sistema de administração da produção que determina que tudo tem de ser produzido, transportado ou comprado na hora exata (just in time). A segunda, foi o Kanban, inspirada no sistema de funcionamento dos supermercados americanos, ao colocar novas mercadorias nas prateleiras logo que as expostas eram vendidas.

O sistema Kanban é composto por fluxos de valor, onde unidades de trabalho deslocam-se da esquerda para a direita. Cada etapa do processo acresce mais valor ao produto, para que este, quando chegue ao fim do processo, esteja “concluído”. O fluxo de valor que aqui me refiro tanto pode ser o desenvolvimento de um software, a prestação de um serviço ou a criação de um produto físico.

O Quadro KANBAN

O quadro Kanban é uma ferramenta de visualização e um dos componentes chave do método Kanban. O quadro Kanban é dividido em colunas e linhas. As colunas representam etapas do fluxo de trabalho e as linhas separam os diferentes tipos de atividade. Por exemplo, quando uma tarefa é adicionada ao nosso fluxo de trabalho, ela é colocada num cartão Kanban, que irá passar por cada coluna do quadro. É por isto que também lhe chamamos quadro de tarefas Kanban.

O quadro Kanban é dividido sempre em três colunas essenciais, que mostram a situação das tarefas:

• Pedido
• Progresso
• Concluído

Mas estas colunas não são estanques. Podemos, consoante a necessidade, criar subsecções para podermos precisar melhor o nosso fluxo de trabalho.

Como usar o Quadro KANBAN

Como já referi anteriormente, o quadro Kanban é a ferramenta perfeita para visualizar os problemas estruturais do nosso processo. A lógica é simples, quando olhamos para uma coluna e as tarefas estão a chegar mais rápido do que as que saem, isto significa que o trabalho vai começar a acumular e tornar-se visível para o resto da equipa de trabalho. Para evitar este tipo de situações, devemos sempre mapear o nosso fluxo de trabalho da forma mais detalhada possível, para que possamos ter uma imagem clara de onde estão os problemas ou possíveis problemas. Desta forma, para além de conseguirmos identificar os problemas, também conseguimos identificar facilmente os pontos a serem melhorados. O Kanban foi projetado para dar flexibilidade máxima ao processo, para que possamos ser responsáveis por todas as decisões importantes.

O uso do quadro Kanban desencoraja a nossa equipa de trabalho de ter tarefas múltiplas, ao aplicar os limites WIP (work in progresso / trabalho em progresso), de acordo com a sua capacidade. A limitação WIP é uma das propriedades centrais do Kanban, porque restringe a quantidade de trabalho em diferentes etapas (as colunas do quadro) do fluxo de trabalho. Isto permite-nos completar um item de trabalho de maneira mais rápida.

Uma das vantagens que podemos ter com a implementação de quadros Kanban na nossa organização, é que os mesmos economizam o tempo gasto com reuniões, relatórios e outras interrupções desnecessárias.

Os princípios fundamentais do KANBAN

O método Kanban, como já vimos anteriormente, é uma abordagem para a mudança do sistema e do processo produtivo, que se foca na conclusão de tarefas e assenta nos seguintes princípios básicos:

1º Princípio: começar com o que nós já fazemos. A versatilidade do Kanban permite-lhe ser introduzido em todas as organizações. Isto significa que o Kanban é de fácil implementação em qualquer negócio, já que não há necessidade de grandes mudanças, já que estas podem aumentar a resistência das pessoas, sendo igualmente arriscado para a organização.

2º Princípio: aceitar a mudança evolutiva. Depois de termos o nosso processo, vamos introduzindo pequenas mudanças. O método Kanban foi projetado para criar o mínimo de resistência possível, encorajando, desta forma, a que pequenas mudanças ocorram, mudanças incrementais e evolutivas.

3º Princípio: respeitar os processos, as funções e as responsabilidades atuais. O método Kanban reconhece valor aos processos, funções, responsabilidades e títulos existentes e, como tal, devem ser mantidos. No entanto, ele promove mudanças logicas e incrementais.

As 6 práticas do KANBAN

Para que a implementação do método Kanban seja bem-sucedida, existem 6 práticas importantes, identificadas por David J. Anderson, que devem ser tidas em conta.

• Visualizar fluxos de Trabalho. O primeiro e mais importante aspeto para nós é entendermos o que é necessário para movermos um item de um pedido de um produto. Apenas após compreendermos como o fluxo de trabalho funciona, é que poderemos melhorá-lo, fazendo os ajustes necessários. Para visualizarmos o nosso processo com o sistema Kanban, precisamos de um quadro com colunas – quadro kanban. Cada coluna representa um passo no nosso fluxo de trabalho. Cada cartão representa um item de trabalho. O fluxo funciona da seguinte forma: quando começamos a trabalhar no item X, movemo-lo da coluna “pedido” para a coluna “em progresso” e, quando o terminamos, para a coluna “concluído”. Desta forma, podemos acompanhar facilmente o progresso do nosso trabalho e visualizar as dificuldades.
• Limitar o WIP - trabalho em progresso. Esta prática significa que um sistema puxado foi implementado em partes ou em todo o fluxo de trabalho. Ao definirmos um número máximo de itens por etapa, estamos a certificar-nos que um cartão apenas é puxado para o próximo passo quando há capacidade para isso. Estas restrições conseguem destacar, de forma rápida, as áreas problemáticas no fluxo para que possamos identificá-las e resolvê-las.
• Gerir o fluxo. No kanban, focamos os esforços de otimização do sistema como um todo. A ideia é criar um fluxo saudável, ou seja, o movimento dos itens de trabalho através do processo da produção. Neste sentido, a gestão do fluxo está relacionada com a gestão do trabalho, mas não das pessoas. Nós queremos um fluxo rápido e tranquilo, para podermos minimizar o tempo de ciclo médio para a produção.
• Construir políticas de processo explícitas. Ao trabalharmos com o fluxo kanban, vamos perceber que muitas regras dos processos, papeis e definições não são claras para todos os participantes. Não podemos melhorar aquilo que não entendemos. É por esta razão que o processo tem de ser definido, publicado e socializado de forma clara
• Feedback loops (ciclos de feedback). Nenhum processo pode evoluir sem ciclos de feedback. Para uma mudança ocorrer, ser bem-sucedida e continuar, têm de ser tomadas algumas ações. A filosofia Lean apoia que a realização de reuniões regulares são necessárias para a transparência de conhecimentos (feedback loops). Aqui são reuniões diárias para sincronização da equipa. Estas reuniões são realizadas em frente ao quadro kanban e cada membro da equipa explica aos colegas o que fez no dia anterior e o que vai fazer no decorrer do próprio dia. O tempo ideal para estas reuniões diárias é entre 10 e 15 minutos.
• Melhorar a colaboração. A melhor forma de atingir a melhoria contínua e a mudança sustentável dentro da nossa organização é através de uma visão partilhada de um futuro melhor e de um entendimento coletivo dos obstáculos que temos de superar. As equipas que têm um entendimento partilhado sobre o trabalho, o fluxo de trabalho, os processos e os riscos, têm uma maior probabilidade de construir uma compreensão partilhada dos problemas e consequente resolução dos mesmos.

Quando usar o método KANBAN

Praticamente qualquer processo de desenvolvimento ou de prestação de serviços pode ser melhorado com o método kanban. No entanto, quanto maior e mais complexa for a cadeia de valor do produto ou serviço, maior é o benefício em aplicá-lo. Cadeias de valor muito longas envolvem um elevado número de pessoas, handovers e fontes de desperdício. Isto significa maiores oportunidades de melhoria. Em contrapartida, se o processo for demasiado simples, o esforço de aplicar o método é maior do que o benefício obtido o que não compensa a sua utilização.

Vantagens do KANBAN sobre o SCRUM

O scrum é o principal concorrente do kanban. Temos de ter em atenção que os dois conceitos são diferentes, porque o scrum é uma framework (uma estrutura), enquanto que o kanban é um método. O Scrum tem características muito mais prescritivas e o Kanban é muito mais flexível.

Na prática, o kanban tem as seguintes vantagens em relação ao SCRUM:

• Múltiplos focos de atuação: o método Kanban permite uma multiplicidade de focos de atuação. Se a nossa equipa, por exemplo, faz a manutenção de um produto e ao mesmo tempo desenvolve outro, esta situação não constitui um problema para o Kanban. Já o Scrum exige uma equipa alocada especificamente ao desenvolvimento do produto, com um único blacklog.
• Entregas constantes: o kanban trabalha com fluxos contínuos, ao passo que o Scrum trabalha com sprints. Ambas as abordagens permitem entregas constantes, mas o kanban tem a habilidade de conseguir ciclos ainda mais curtos que o Scrum.
• Mais evolutivo: por ser mais prescritivo, o Scrum exige que a nossa organização mude radicalmente. Por exemplo, um dos requisitos de uma equipa de desenvolvimento de produtos no Scrum é que seja pequena, multidisciplinar e auto-organizada. Já no método kanban diz: comece onde você está!

Vantagens sobre o SCRUM

O Scrum é o principal concorrente do kanban. Temos de ter em atenção que os dois conceitos são diferentes, porque o scrum é uma framework (uma estrutura), enquanto que o kanban é um método. O Scrum tem características muito mais prescritivas e o Kanban é muito mais flexível.

Na prática, o kanban tem as seguintes vantagens em relação ao SCRUM:

• Múltiplos focos de atuação: o método Kanban permite uma multiplicidade de focos de atuação. Se a nossa equipa, por exemplo, faz a manutenção de um produto e ao mesmo tempo desenvolve outro, esta situação não constitui um problema para o Kanban. Já o Scrum exige uma equipa alocada especificamente ao desenvolvimento do produto, com um único blacklog.
• Entregas constantes: o kanban trabalha com fluxos contínuos, ao passo que o Scrum trabalha com sprints. Ambas as abordagens permitem entregas constantes, mas o kanban tem a habilidade de conseguir ciclos ainda mais curtos que o Scrum.
• Mais evolutivo: por ser mais prescritivo, o Scrum exige que a nossa organização mude radicalmente. Por exemplo, um dos requisitos de uma equipa de desenvolvimento de produtos no Scrum é que seja pequena, multidisciplinar e auto-organizada. Já no método kanban diz: comece onde você está!

Resumindo, o sistema Kanban é muito mais do que anotações num quadro branco. A maneira mais fácil de entender o kanban é aceitar a sua filosofia e aplicá-la no nosso dia-a-dia de trabalho. A visualização dos fluxos de trabalho, a definição de limites do WIP, a gestão dos fluxos, a garantia de políticas explícitas e de melhoria colaborativa são fatores de desenvolvimento dos processos.

Até à próxima!